Izzive, ki jih sodobno družbeno in poslovno okolje postavlja pred sodobne organizacije, te bolj ali manj rešujejo z dvema ukrepoma: z uporabo sodobnih IKT in z nenehnim prilagajanjem svojih poslovnih procesov zahtevam okolja in notranje dinamike. In eden izmed takšnih načinov je hramba gradiva v digitalni obliki (v nadaljevanju e-hramba ...

Gradivo, ki nastaja pri poslovanju organizacije, je lahko že v svoji izvorni obliki v digitalni obliki in ga organizacija želi kot takega hraniti. Enako pa lahko hrani gradivo, ki je po svojem izvoru nastalo v fizični ali analogni obliki in ga za te potrebe digitalizira. Ne glede na izvorno obliko ...

Če organizacija še ne posluje elektronsko, je prej omenjeni predpisi pravzaprav ne silijo v e-hrambo. Koristno: Če organizacija pri svojem poslovanju ustvarja gradivo v digitalni obliki in ga nato v tej obliki želi tudi hraniti ter bo pri tem izpolnjevala določila predpisov, lahko njeno elektronsko hranjeno gradivo pridobi pravno veljavo ...

Ob vzpostavljanju e-hrambe je za vsako organizacijo pomembno, da izbere rešitev, ki je za njeno poslovanje najbolj optimalna tako z vsebinskega, tehnološkega kot stroškovno-finančnega stališča. Na sodobnem prostem trgu blaga in storitev se najdejo tako kakovostno blago in storitve kot hitri zaslužkarji z nekakovostnimi storitvami in blagom. Ker se je ...

Organizacije se pri optimizaciji in izboljševanju svojih poslovnih procesov srečujejo z najrazličnejšimi standardi (na primer ISO), dobrimi praksami (na primer Six Sigma, ITIL) in priporočili, ki so vse pogosteje tudi uzakonjena (na primer Basel II, SOX, PCI ). Vse te optimizacije se v sodobnih organizacijah dokumentirajo in postajajo del njihove ...

Strategija oziroma možnosti izvedbe e-hrambe Pri vzpostavitvi e-hrambe gradiva so na voljo različne možnosti (poslovni modeli): uvedba lastnega sistema za e-hrambo oziroma poslovni model »naredi sam«, najem storitve e-hrambe pri zunanjih ponudnikih (model »zunanje izvajanje«) ali delni najem zunanjih storitev, povezanih z zajemom in e-hrambo (model »delno zunanje ...

Pomembni so tudi odgovori na vprašanja, kakšno korist, prednost oziroma prihranek bo imela organizacija z uvedbo zakonsko skladne e-hrambe v primerjavi z dosedanjo klasično hrambo. S hrambo gradiva v digitalni obliki se odpravijo glavne pomanjkljivosti klasičnih arhivov, saj je omogočeno preprostejše iskanje želenih vsebin po raznovrstnih atributih dokumentov, prostorsko so ...

Kot učinkovito e-hrambo lahko razumemo tisto hrambo, ki zagotavlja izpolnjevanje potreb, zaradi katerih je gradivo nastalo ali ga hranimo, na primer: dokazovanje pravnih, finančnih in podobnih stanj, dokazovanje sprejemanja in izvajanja poslovnih odločitev, dokazovanje izvedbe poslovnih procesov in načina njihovega izvajanja, učinkovita uporaba vseh poslovnih procesih, ohranitev kulturne dediščine v ...

Hitro sprejemanje informacijsko-telekomunikacijskih tehnologij (v nadalje- vanju IKT) in posledično vedno bolj uveljavljeno elektronsko poslovanje (e-poslovanje) ustvarjata tri glavne motivacijske razloge za vlaganja v sisteme elektronske hrambe (e-hrambe) poslovne dokumentacije (v nadaljevanju gradiva), ki nastaja pri poslovanju vsake organizacije. Prvič, vedno večje je povpraševanje po stalnem, tudi oddaljenem ...