Organizacije se pri optimizaciji in izboljševanju svojih poslovnih procesov srečujejo z najrazličnejšimi standardi (na primer ISO), dobrimi praksami (na primer Six Sigma, ITIL) in priporočili, ki so vse pogosteje tudi uzakonjena (na primer Basel II, SOX, PCI ). Vse te optimizacije se v sodobnih organizacijah dokumentirajo in postajajo del njihove ...

Kot učinkovito e-hrambo lahko razumemo tisto hrambo, ki zagotavlja izpolnjevanje potreb, zaradi katerih je gradivo nastalo ali ga hranimo, na primer: dokazovanje pravnih, finančnih in podobnih stanj, dokazovanje sprejemanja in izvajanja poslovnih odločitev, dokazovanje izvedbe poslovnih procesov in načina njihovega izvajanja, učinkovita uporaba vseh poslovnih procesih, ohranitev kulturne dediščine v ...

Gradivo, ki nastaja pri poslovanju organizacije, je lahko že v svoji izvorni obliki v digitalni obliki in ga organizacija želi kot takega hraniti. Enako pa lahko hrani gradivo, ki je po svojem izvoru nastalo v fizični ali analogni obliki in ga za te potrebe digitalizira. Ne glede na izvorno obliko ...

Izzive, ki jih sodobno družbeno in poslovno okolje postavlja pred sodobne organizacije, te bolj ali manj rešujejo z dvema ukrepoma: z uporabo sodobnih IKT in z nenehnim prilagajanjem svojih poslovnih procesov zahtevam okolja in notranje dinamike. In eden izmed takšnih načinov je hramba gradiva v digitalni obliki (v nadaljevanju e-hramba ...

Hitro sprejemanje informacijsko-telekomunikacijskih tehnologij (v nadalje- vanju IKT) in posledično vedno bolj uveljavljeno elektronsko poslovanje (e-poslovanje) ustvarjata tri glavne motivacijske razloge za vlaganja v sisteme elektronske hrambe (e-hrambe) poslovne dokumentacije (v nadaljevanju gradiva), ki nastaja pri poslovanju vsake organizacije. Prvič, vedno večje je povpraševanje po stalnem, tudi oddaljenem ...

Pomembni so tudi odgovori na vprašanja, kakšno korist, prednost oziroma prihranek bo imela organizacija z uvedbo zakonsko skladne e-hrambe v primerjavi z dosedanjo klasično hrambo. S hrambo gradiva v digitalni obliki se odpravijo glavne pomanjkljivosti klasičnih arhivov, saj je omogočeno preprostejše iskanje želenih vsebin po raznovrstnih atributih dokumentov, prostorsko so ...

Kadar organizacija nima sprejetih notranjih pravil ali ne posluje v skladu z njimi oziroma tega na zahtevo ne more dokazati, je treba ugotavljati skladnost izvajanja postopkov z zahtevami varne hrambe oz. pogoji, ki jih predpisuje ZVDAGA, za vsako enoto gradiva posebej.

Eden osnovnih ciljev v postopku priprave in sprejemanja ZVDAGA je bila prav dodatna ureditev v zvezi s pravno veljavnostjo in dokazno vrednostjo gradiva v elektronski obliki. Opozoriti je treba, da je že ZEPEP izenačil pravno veljavnost elektronskega gradiva s tisto, ki jo je imelo gradivo na papirju (podrobneje o zakonski ...