Digitalno arhiviranje dokumentov je postalo ključni del sodobnega poslovanja. Organizacije vse pogosteje prehajajo na elektronsko poslovanje, vendar pri tem pogosto spregledajo nekatere temeljne zahteve dolgoročne hrambe dokumentov. Posledica so težave z dostopnostjo dokumentov, izguba podatkov ali tveganja glede skladnosti z zakonodajo.V nadaljevanju je predstavljena serija kratkih strokovnih člankov o ...
S hitrim razvojem IKT se pojavlja tveganje zastaranja strojne oziroma programske opreme, na kateri in s pomočjo katere je gradivo ustvarjeno in shranjeno. To tveganje je še posebej skrb zbujajoče pri gradivu, za katero je zakonsko predpisana dolgoročna hramba, kar pomeni, da bodo morali biti ti dokumenti hranjeni še mnogo ...
Medijsko najbolj odmevni so vsekakor nepooblaščeni vpogledi v e-zapise, še posebej, če ti vsebujejo občutljive podatke (npr. osebne, bančne, davčne) ali poslovne skrivnosti. Na spletu lahko najdemo množico e-zapisov v zvezi s tem. Eden njih je seznam kraj ali zlorab e-zapisov (Wikipedia, 2020), zbran iz različnih virov, kot so objave ...
Gradivo, ki ga želimo prenesti iz papirne v digitalno obliko, mora biti urejeno, popisano in ustrezno označeno. Ob tem mora biti določen ustrezen minimalni nabor metapodatkov, ki nam bo omogočal funkcionalni priklic oziroma nadaljnjo uporabo gradiva v digitalni obliki.
A) Urejanje gradiva pred zajemom
Gradivo je urejeno, če so ...
Digitalizacija poslovanja prinaša številne koristi, hkrati pa tudi odgovornosti pri varnem in zakonitem upravljanju dokumentov. V praksi se pogosto pojavlja napačno razumevanje med varnostnimi kopijami podatkov in e-hrambo dokumentov, ki sta si sicer podobni po tehnološkem vidiku, vendar imata popolnoma različne cilje, funkcije in pravne posledice.
V tem prispevku osvetljujemo, kakšne so zakonske in tehnične zahteve, če želi organizacija poslovno dokumentacijo hraniti v oblaku – in kako izbrati ponudnika, ki te zahteve izpolnjuje.
Pri poslovanju ustvarjamo različne tipe gradiva v digitalni obliki, kot so besedilni (ali tekstovni) dokumenti, elektronska pošta, spletni dokumenti, zvočni dokumenti, grafični dokumenti, film, video in mešani dokumenti. Kasnejša učinkovita hramba tega gradiva (zagotovljene morajo biti dostopnost, uporabnost, celovitost in avtentičnost gradiva) pa je izpostavljena različnim tveganjem, med njimi najbolj ...
Dolgoročna hramba gradiva v digitalni obliki (v nadaljevanju: digitalno gradivo) predstavlja enega ključnih izzivov za vse organizacije, tako iz javne uprave kot zasebnega sektorja, ki pri svojem poslovanju ustvarjajo, prejemajo ali kako drugače upravljajo dokumentarno[1] in arhivsko gradivo[2]. Zagotavljanje dostopnosti, uporabnosti, celovitosti, avtentičnosti in trajnosti digitalnega gradiva, t. i. ...
1.1 Praktični vidiki notranje presoje1.1.1 Priprava na presojo1.1.1.1 Program presojProgram presoj določa splošni načrt izvajanja notranjih presoj in opredeljuje pogostost ter način preverjanja skladnosti notranjih pravil z zakonodajnimi zahtevami. V skladu z UVDAG (10. člen) je treba pri oblikovanju programa presoj upoštevati naslednje smernice:- Rednost preverjanja: ...
Kako se odločiti med klasičnim papirnim arhivom in digitalnimi arhivskimi rešitvami? Katera oblika hrambe dokumentov je primernejša za sodobno poslovanje in katere so zakonske zahteve? V tem članku predstavljamo temeljne razlike med papirnim in elektronskim arhiviranjem z vidika zakonodaje, varnosti, dostopnosti in stroškov.