Kako se odločiti med klasičnim papirnim arhivom in digitalnimi arhivskimi rešitvami? Katera oblika hrambe dokumentov je primernejša za sodobno poslovanje in katere so zakonske zahteve? V tem članku predstavljamo temeljne razlike med papirnim in elektronskim arhiviranjem z vidika zakonodaje, varnosti, dostopnosti in stroškov.
1.1 Praktični vidiki notranje presoje1.1.1 Priprava na presojo1.1.1.1 Program presojProgram presoj določa splošni načrt izvajanja notranjih presoj in opredeljuje pogostost ter način preverjanja skladnosti notranjih pravil z zakonodajnimi zahtevami. V skladu z UVDAG (10. člen) je treba pri oblikovanju programa presoj upoštevati naslednje smernice:- Rednost preverjanja: ...
Dolgoročna hramba gradiva v digitalni obliki (v nadaljevanju: digitalno gradivo) predstavlja enega ključnih izzivov za vse organizacije, tako iz javne uprave kot zasebnega sektorja, ki pri svojem poslovanju ustvarjajo, prejemajo ali kako drugače upravljajo dokumentarno[1] in arhivsko gradivo[2]. Zagotavljanje dostopnosti, uporabnosti, celovitosti, avtentičnosti in trajnosti digitalnega gradiva, t. i. ...
Pri poslovanju ustvarjamo različne tipe gradiva v digitalni obliki, kot so besedilni (ali tekstovni) dokumenti, elektronska pošta, spletni dokumenti, zvočni dokumenti, grafični dokumenti, film, video in mešani dokumenti. Kasnejša učinkovita hramba tega gradiva (zagotovljene morajo biti dostopnost, uporabnost, celovitost in avtentičnost gradiva) pa je izpostavljena različnim tveganjem, med njimi najbolj ...
Podjetja običajno vodijo personalne mape za redno zaposlene, nekatera podjetja pa to prakso uporabljajo tudi za študente, ki so pri njih zaposleni. Ali obstajajo specifične smernice ali zakonske zahteve glede vodenja personalnih map za različne kategorije zaposlenih oz. za koga mora podjetje voditi personalne mape?
Pri nas predpisi o upravljanju dokumentarnega in arhivskega gradiva v digitalni obliki zahtevajo notranja pravila za zajem in hrambo gradiva v digitalni obliki, na podlagi katerih se presoja enakost izvirnemu gradivu na podlagi zakona in s tem veljavnost in dokazna vrednost tega gradiva.
Z notranjimi pravili za dolgoročno hrambo gradiva ...
Ali bo gradivo shranjeno v sistemu e-hrambe po vseh načelih varne hrambe (dostopnost, uporabnost, celovitost, avtentičnost), je odvisno tudi od tega, kakšne IKT se uporabljajo, in od samega izvajanja vseh z zajemom in e-hrambo povezanih postopkov.Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA, 71. člen) zgolj nalaga ...
Varnostni incident bomo opredelili kot vsak dogodek, ki je v nasprotju z varnostno politiko, in je namerna ali nenamerna aktivnost (napaka, zloraba ...), ki jo povzročijo zaposleni ali zunanje osebe, tehnične in tehnološke napake ter nadnaravni vplivi iz okolja, ki ogrožajo izvedbo poslovnih procesov in s tem tudi varnost e-zapisov. ...
Medijsko najbolj odmevni so vsekakor nepooblaščeni vpogledi v e-zapise, še posebej, če ti vsebujejo občutljive podatke (npr. osebne, bančne, davčne) ali poslovne skrivnosti. Na spletu lahko najdemo množico e-zapisov v zvezi s tem. Eden njih je seznam kraj ali zlorab e-zapisov (Wikipedia, 2020), zbran iz različnih virov, kot so objave ...
Danes je zaznati povečan trend shranjevanja podatkov v javnem računalniškem oblaku. Zakaj je to postalo tako pomembno? Računalništvo v javnem računalniškem oblaku zmanjšuje potrebo po gradnji podatkovnih centrov in vlaganju v drago opremo. Danes podjetja hitro prehajajo na tehnologijo v oblaku, da pospešijo inovacije in pospešijo sodelovanje. Storitve v javnem ...