Izločanje in uničevanje gradiva

22. 12. 2020

Kaj morate vedeti o izločanju, brisanju in uničevanju gradiva

A. Izločanje»Kandidate« za uničenje identificiramo v postopku izločanja gradiva. Arhivskega gradiva med njimi seveda ne bo, v posebnih primerih pa bo arhiv odbral del gradiva. Določitev gradiva je prvi korak postopka, s katerim želimo zagotoviti, da bomo odstranili pravo gradivo in da bodo pri tem nastali in se tudi ...

Samo za brezplačno registrirane uporabnike

22. 12. 2020

Ustrezno ravnanje s kopijami digitalnega gradiva

A. Kopije v povezanih enotah gradiva v digitalni obliki Ista enota gradiva v digitalni obliki (npr. e-dokument) lahko pripada različnim zapisom1. To je tehnično izvedeno z duplikati ali s povezavami na skupne enote gradiva v digitalni obliki. V obeh primerih velja, da enote gradiva v digitalni obliki ne ...
22. 12. 2020

Varno in zanesljivo uničenje gradiva v fizični obliki

A. Varno in zanesLjivo uničenje gradiva v fizični obliki Gradiva v fizični obliki nikdar ne mečemo v zabojnike – poskrbeti moramo za varno in zanesljivo uničenje oz. oddajo v industrijsko predelavo: transport in industrijsko predelavo nadziramo sami, da preprečimo nedovoljene posege oz. razkritje podatkov v gradivu; o tem napišemo zapisnik ...
22. 12. 2020

Posebnosti pri izločanju in uničevanju glede na vrsto gradiva v digitalni obliki

A. Gradivo v ISUD Dokumentni sistemi, ki izpolnjujejo zahteve ETZ in so tudi ustrezno certificirani pri Arhivu RS, podpirajo funkcionalnost v zvezi s podporo klasifikacijskemu načrtu, izvajanjem rokov hrambe ter izločanjem in uničevanjem gradiva. V kombinaciji z ustreznimi postopki, torej z izvajanjem Notranjih pravil, te funkcionalnosti zagotavljajo, da so po ...
22. 12. 2020

Izločanje in potrditev uničenja dokumentarnega gradiva s pretečenimi roki hrambe

Za uničenje namenjeno dokumentarno gradivo najprej »izločimo« iz celote dokumentarnega gradiva v stalni zbirki. Tu sta ključni kakovostna evidenca zbirke in dosledna opremljenost gradiva oz. njegove tehnične opreme z letnico predvidene izločitve in uničenja. Letnica je izračunana1 po koncu dela, ki ga gradivo dokumentira, ali po izteku primarnih pravnih ...
22. 12. 2020

Izločanje nosilcev podatkov in varen izbris podatkov

Podatke z nosilcev, ki so predvideni za izločitev in uničenje ter vsebujejo podatke z določeno stopnjo zaupnosti[^1] oz. druge občutljive podatke, predhodno varno uničimo. Pomembno: Uničenje podatkov izvedemo tako, da jih ne bo več mogoče obnoviti ne v celoti ali v najmanjšem delu. Celoten postopek uničevanja nosilcev podatkov, podatkov oziroma ...
22. 12. 2020

Anonimizacija gradiva v digitalni obliki

Če bomo določene osebne podatke še potrebovali za namene statističnih analiz, brisanje lahko nadomestimo z anonimizacijo. Po anonimizaciji preostali podatki ne smejo biti v nasprotju z zakonodajo in seveda ni mogoča rekonstrukcija informacij, ki so morale biti izbrisane. Anonimizacija je dobrodošla tudi, ko je podatkovna struktura načrtovana tako prepleteno, da ...
22. 12. 2020

Metapodatki - dnevniški zapisi, ki so pripadali uničenim enotam gradiva v digitalni obliki

V zvezi z gradivom, ki ga želimo uničiti, lahko v računalniškem sistemu obstajajo dnevniški zapisi o dogodkih, povezanih s tem gradivom, ali celo bolj natančne informacije glede nastanka in spreminjanja vsebine gradiva. Ker bi taki zapisi lahko omogočali delno rekonstrukcijo uničene informacije oz. vsebine, morajo biti uničeni hkrati z gradivom, ...
22. 12. 2020

Zapisnik o uničenju

V uvodu, pri pojasnjevanju razlike med uničenjem in brisanjem, smo zapisali, da v prvem primeru proizvedemo metapodatke o uničenju, ki jih ETZ 2.1 določajo na naslednji način: Izvedba postopka uničevanja gradiva mora biti dokumentirana (ETZ 2.7.1.3): z zapisnikom komisije za uničenje gradiva, ki mora obsegati: čas in kraj uničenja, osebe, ...