A. Izločanje»Kandidate« za uničenje identificiramo v postopku izločanja gradiva. Arhivskega gradiva med njimi seveda ne bo, v posebnih primerih pa bo arhiv odbral del gradiva. Določitev gradiva je prvi korak postopka, s katerim želimo zagotoviti, da bomo odstranili pravo gradivo in da bodo pri tem nastali in se tudi ...
A. Kopije v povezanih enotah gradiva v digitalni obliki
Ista enota gradiva v digitalni obliki (npr. e-dokument) lahko pripada različnim zapisom1. To je tehnično izvedeno z duplikati ali s povezavami na skupne enote gradiva v digitalni obliki. V obeh primerih velja, da enote gradiva v digitalni obliki ne ...
A. Varno in zanesLjivo uničenje gradiva v fizični obliki
Gradiva v fizični obliki nikdar ne mečemo v zabojnike – poskrbeti moramo za varno in zanesljivo uničenje oz. oddajo v industrijsko predelavo:
transport in industrijsko predelavo nadziramo sami, da preprečimo nedovoljene posege oz. razkritje podatkov v gradivu; o tem napišemo zapisnik ...
A. Gradivo v ISUD
Dokumentni sistemi, ki izpolnjujejo zahteve ETZ in so tudi ustrezno certificirani pri Arhivu RS, podpirajo funkcionalnost v zvezi s podporo klasifikacijskemu načrtu, izvajanjem rokov hrambe ter izločanjem in uničevanjem gradiva. V kombinaciji z ustreznimi postopki, torej z izvajanjem Notranjih pravil, te funkcionalnosti zagotavljajo, da so po ...
Za uničenje namenjeno dokumentarno gradivo najprej »izločimo« iz celote dokumentarnega gradiva v stalni zbirki. Tu sta ključni kakovostna evidenca zbirke in dosledna opremljenost gradiva oz. njegove tehnične opreme z letnico predvidene izločitve in uničenja. Letnica je izračunana1 po koncu dela, ki ga gradivo dokumentira, ali po izteku primarnih pravnih ...
Podatke z nosilcev, ki so predvideni za izločitev in uničenje ter vsebujejo podatke z določeno stopnjo zaupnosti[^1] oz. druge občutljive podatke, predhodno varno uničimo.
Pomembno: Uničenje podatkov izvedemo tako, da jih ne bo več mogoče obnoviti ne v celoti ali v najmanjšem delu.
Celoten postopek uničevanja nosilcev podatkov, podatkov oziroma ...
Če bomo določene osebne podatke še potrebovali za namene statističnih analiz, brisanje lahko nadomestimo z anonimizacijo. Po anonimizaciji preostali podatki ne smejo biti v nasprotju z zakonodajo in seveda ni mogoča rekonstrukcija informacij, ki so morale biti izbrisane. Anonimizacija je dobrodošla tudi, ko je podatkovna struktura načrtovana tako prepleteno, da ...
V zvezi z gradivom, ki ga želimo uničiti, lahko v računalniškem sistemu obstajajo dnevniški zapisi o dogodkih, povezanih s tem gradivom, ali celo bolj natančne informacije glede nastanka in spreminjanja vsebine gradiva. Ker bi taki zapisi lahko omogočali delno rekonstrukcijo uničene informacije oz. vsebine, morajo biti uničeni hkrati z gradivom, ...
V uvodu, pri pojasnjevanju razlike med uničenjem in brisanjem, smo zapisali, da v prvem primeru proizvedemo metapodatke o uničenju, ki jih ETZ 2.1 določajo na naslednji način:
Izvedba postopka uničevanja gradiva mora biti dokumentirana (ETZ 2.7.1.3):
z zapisnikom komisije za uničenje gradiva, ki mora obsegati:
čas in kraj uničenja,
osebe, ...