Hitro sprejemanje informacijsko-telekomunikacijskih tehnologij (v nadalje- vanju IKT) in posledično vedno bolj uveljavljeno elektronsko poslovanje (e-poslovanje) ustvarjata tri glavne motivacijske razloge za vlaganja v sisteme elektronske hrambe (e-hrambe) poslovne dokumentacije (v nadaljevanju gradiva), ki nastaja pri poslovanju vsake organizacije. Prvič, vedno večje je povpraševanje po stalnem, tudi oddaljenem dostopu do tega gradiva. Drugič, vedno večja je na eni strani težnja k zniževanju stroškov, ki jih pomeni hramba gradiva v fizični obliki, in po drugi strani zagotavljanje njegove varnosti. Tretjič, pojavljajo se dileme, kako ohranjati gradivo, ki je že v izvorni obliki digitalno. Obstajajo namreč številne pravne, organizacijske in tehnične ovire pri zagotavljanju dostopnosti, uporabnosti, celovitosti in avtentičnosti gradiva, ki ga moramo zaradi zakonskih, poslovnih ali katerih koli drugih razlogov hraniti dolgoročno (nad pet let). Na varnost, zanesljivost poslovanja in posledično tudi konkurenčnost vsake organizacije namreč močno in resno vpliva ravno zmožnost ohranjanja verodostojnosti gradiva za ves čas njegove hrambe. Dolgoročno hranjenje gradiva v digitalni obliki tako postaja eden resnejših menedžerskih izzivov.

Pred nekaj leti pri nas sprejeti predpisi omogočajo, da se gradivu v izvorno digitalni obliki pod določenimi pogoji enakost izvirniku prizna že po zakonu. Za lažjo odločitev, ali in kdaj bo organizacija vzpostavila sistem e-hrambe, in da bo kasneje ta hramba tudi učinkovita¹, mora vodstvo poznati nekaj ključnih informacij. Od tega, kdaj in kako vzpostaviti e-hrambo, kakšna so tveganja in na drugi strani prednosti in prihranki, ali je organizacija pri tem morda podvržena kakšnim zakonskim zahtevam, kdo lahko pri tem pomaga. O tem in še čem podrobneje v nadaljevanju.

Glej tudi vzorec na portalu:

• Kontrolni vprašalnik za pomoč pri vzpostavitvi e-hrambe