Za izbrani obseg poslovnih procesov in aktivnosti, povezanih z zajemom in e-hrambo gradiva, ki jih bomo izvajali sami, moramo pripraviti notranja pravila (obvezno za javnopravne osebe in ponudnike storitev, zasebni sektor pa na podlagi poslovne odločitve). Vse v povezavi z notranjimi pravili od priprave, sprejema, potrditve, izvajanja in preverjanja izvajanja ...

Zakonu podrejeni predpisi1 podrobneje opredeljujejo izvedbo priprave in organizacije zajema, hrambe in spremljevalnih storitev, in sicer naj bi v okviru te: najprej določili obseg poslovanja, ki bo urejen z notranjimi pravili, popisali vrste in vire dokumentarnega in arhivskega gradiva v digitalni obliki, izvedli oceno obstoječega informacijskega sistema in informacijske ...

Koristno: Najboljši način za vzpostavitev e-hrambe gradiva je projektni pristop, kjer posamezne faze projekta izvedemo s projektnimi nalogami. Koraki do vzpostavitve e-hrambe gradiva so projektne naloge, znotraj katerih pridemo z različnimi aktivnostmi do izdelkov, na njihovi podlagi pa lahko načrtujemo in izberemo ustrezno rešitev vzpostavitve e-hrambe gradiva (ZVDAGA, 17. člen): ...

Danes se, običajno zaradi poslovnih potreb, organizacije1 vedno pogosteje odločajo, da bodo dokumentacijo, ki nastaja pri njihovem poslovanju in je še vedno v večjem delu v fizični2 obliki, pretvorile v elektronsko obliko in jo hranile kot tako. V tem primeru bodo gradivo iz fizične oblike pretvorile v digitalno, ...

Postopek zajema gradiva v digitalno obliko ali tudi pripravo gradiva na zajem lahko prepustimo zunanjemu izvajalcu. To je posebno pogosto in učinkovito pri večjih količinah gradiva, pri posebnih vrstah gradiva (veliki formati, zapisi na paus papirju ipd.). Smotrnost takega najema storitve nam pokažejo rezultati priprave na zajem in hrambo. (Podrobneje ...

Postopek zajemanja mora biti urejen tako, da je zagotovljena zanesljiva pretvorba.1 Z drugimi besedami to pomeni zagotavljanje celovitosti vsebine zajetega gradiva, avtentičnosti in uporabnosti. V ta namen je treba zagotoviti izvajanje ustreznega števila kontrol in dokumentiranje izvedbe postopka. Pri vsakem izmed konkretnih postopkov zajemanja v digitalno obliko mora biti ...

Ne glede na to, katerega od prej naštetih postopkov izvajamo, imajo ti pomembne skupne lastnosti, ki so ključne za pravilnost in učinkovitost izvedbe postopka. Nedvoumno morajo biti znani cilji postopka (minimalne zahteve za uspešnost izvedbe), izvajalci postopka (delovna mesta) in potek postopka (zaporedje aktivnosti v postopku). Organizacija vse navedeno v ...

Eden temeljnih ciljev pripravljavcev ZVDAGA je bila ureditev postopkov pretvarjanja gradiva iz ene oblike zapisov v drugo, še posebno postopek digitalizacije. Pri zapisovanju določil, ki urejajo to področje v zakonu, pa so bili ne povsem natančno uporabljeni izrazi »zajem«, »zajeto gradivo« in »pretvorba«, podobno se je ponovilo tudi v podzakonskih ...

Ob izvajanju ZVDAGA sta se v povezavi z izvajanjem hrambe gradiva izoblikovala dva izraza kratkoročna in dolgoročna hramba, katerih pomen je treba uvodoma pojasniti. A) Kratkoročna hramba Izraza kratkoročna hramba ne srečamo v ZVDAGA in UVDAG. Zato lahko kratkoročno hrambo opredelimo kot tisto obliko hrambe, ki jo je mogoče izvajati ...

S pomočjo digitalnih tehnologij lahko elektronske zapise (podatke, informacije, dokumente) različnih tipov zelo hitro ustvarimo, hitreje do njih dostopamo, tudi iz oddaljenih mest in več oseb hkrati, enostavneje jih izmenjujemo in kopiramo. To pravzaprav ni trend zadnjih nekaj let. Že leta 2002 je kalifornijska univerza Berkeley (University of California Berkeley) ...