Temeljni mehanizem za priznavanje pravne veljavnosti in dokazne vrednosti gradiva so notranja pravila. Zakonodajalec je namreč kar dve od treh načinov priznavanja povezal s sprejetjem notranjih pravil in njihovim izvajanjem.1 V obeh primerih je pogoj za priznavanje sprejetje notranjih pravil in njihovo dokazljivo izvajanje. Če organizacija posluje na podlagi ...

Samo »na papirju« zapisana notranja pravila, četudi so potrjena pri Arhivu RS, niso zadosten pogoj za priznavanje pravne veljavnosti in dokazne vrednosti e-gradiva že na podlagi zakona1. Zato UVDAG to dopolnjuje z določbo, da morajo osebe dokazljivo izvajati vse dejavnosti, povezane in opredeljene z notranjimi pravili. Pomembno: Zajem ...

Na podlagi izvedene priprave in organizacije zajema, e-hrambe in spremljevalnih storitev smo se odločili za izvedbo projekta e-hramba in od vodstva pridobili odobritev1. Zato smo začeli načrtovati2 izvedbo projekta e-hramba in na podlagi različnih analiz za pomoč pri odločitvi pripravili načrt vzpostavitve e-hrambe, ki med drugim vsebuje ...

Pri določanju vsebine in strukture notranjih pravil nas vodijo odločitve iz priprave in organizacije na zajem, hrambo in spremljevalne storitve, ki so opredelile obseg izvajanja aktivnosti v zvezi z zajemom in e-hrambo gradiva ter morebitno vključitev zunanjih izvajalcev. Ker je temeljna naloga notranjih pravil opisati delovne procese, ki jih bodo ...

Notranja pravila lahko glede na namen razdelimo v dve veliki skupini: notranja pravila za lastno izvajanje zajema in/ali e-hrambe, notranja pravila za izvajanje storitev (ponudnik), vzorčna notranja pravila. Glede na njihov namen pa lahko notranja pravila ločimo na: notranja pravila za zajem, notranja pravila za hrambo, notranja pravila za spremljevalne ...

Po ZVDAGA so notranja pravila interni pravni akt, s katerim organizacija ureja zajem in e-hrambo gradiva, ponudniki pa izvajanje storitev.1 Dokazljivo izvajanje dejavnosti v skladu z notranjimi pravili, ki so usklajena z zahtevami ZVDAGA in podrejenimi predpisi, zagotavlja priznanje avtentičnosti gradiva, ki je predmet obravnave.2 Skladnost notranjih pravil ...

Za izbrani način izvajanja e-hrambe (poslovni model) pripravimo načrt vzpostavitve e-hrambe ter: vzpostavimo ustrezno infrastrukturo (prostor, strojno in programsko opremo) oziroma sklenemo ustrezno pogodbeno razmerje z zunanjim izvajalcem, ko smo se odločili, da bomo najeli ali delno najeli zunanje izvajalce storitev, povezanih z zajemom in e-hrambo, usposobimo zaposlene, implementiramo notranja ...

Za izbrani obseg poslovnih procesov in aktivnosti, povezanih z zajemom in e-hrambo gradiva, ki jih bomo izvajali sami, moramo pripraviti notranja pravila (obvezno za javnopravne osebe in ponudnike storitev, zasebni sektor pa na podlagi poslovne odločitve). Vse v povezavi z notranjimi pravili od priprave, sprejema, potrditve, izvajanja in preverjanja izvajanja ...

Zakonu podrejeni predpisi1 podrobneje opredeljujejo izvedbo priprave in organizacije zajema, hrambe in spremljevalnih storitev, in sicer naj bi v okviru te: najprej določili obseg poslovanja, ki bo urejen z notranjimi pravili, popisali vrste in vire dokumentarnega in arhivskega gradiva v digitalni obliki, izvedli oceno obstoječega informacijskega sistema in informacijske ...

Koristno: Najboljši način za vzpostavitev e-hrambe gradiva je projektni pristop, kjer posamezne faze projekta izvedemo s projektnimi nalogami. Koraki do vzpostavitve e-hrambe gradiva so projektne naloge, znotraj katerih pridemo z različnimi aktivnostmi do izdelkov, na njihovi podlagi pa lahko načrtujemo in izberemo ustrezno rešitev vzpostavitve e-hrambe gradiva (ZVDAGA, 17. člen): ...