Če organizacija še ne posluje elektronsko, je prej omenjeni predpisi pravzaprav ne silijo v e-hrambo.

Koristno: Če organizacija pri svojem poslovanju ustvarja gradivo v digitalni obliki in ga nato v tej obliki želi tudi hraniti ter bo pri tem izpolnjevala določila predpisov, lahko njeno elektronsko hranjeno gradivo pridobi pravno veljavo oziroma enakost izvirniku (ZVDAGA, 31. člen).

Predpisi urejajo tudi razmere na porajajočem se trgu storitev zajema in e-hrambe ter s tem povezanimi spremljevalnimi storitvami¹. V ta namen vzpostavljajo štiri regulatorne instrumente, in sicer:

• registracijo ponudnikov opreme in storitev – njen namen je vzpostavitev javnega registra ponudnikov;
• sprejemanje, potrjevanje, izvajanje in spremljanje izvajanja notranjih pravil – z opisom postopkov, povezanih z zajemom in e-hrambo pri posamezni organizaciji, bi ta instrument na ravni internega akta uredil upravljanje gradiva v omenjenih aktivnostih in za to potrebne pogoje;
• certifikacijo opreme (programske in strojne) in storitev (zajema in e-hrambe ter spremljevalnih storitev) ter s tem povezanega nadzora – s tem naj bi se zagotovila ustrezna raven kakovosti opreme in storitev;
• usposabljanje zaposlenih pri javnopravnih osebah in ponudnikih storitev, ki delajo z gradivom, in preverjanje njihove usposobljenosti s strokovnimi izpiti.

Arhiv RS je kot državni arhiv pridobil vlogo regulatorja na tem področju, ko mu je zakonodajalec zaupal izvajanje zgoraj navedenih postopkov in z njimi povezanih registrov, ki jih mora javno in brezplačno objavljati na svoji spletni strani.

Glede na zahteve, ki jih je treba obvezno izpolnjevati pri izvajanju zajema in e-hrambe, predpisi ločujejo tri skupine organizacij:

• javnopravne osebe²,
• zasebnopravne osebe³,
• ponudniki opreme (strojne in programske) in storitev zajema in e-hrambe ter spremljevalnih storitev.

Tako javnopravnim kot zasebnopravnim osebam predpisi enakovredno omogočajo takšno izvedbo zajema in e-hrambe, da bo njihovemu gradivu priznana enakost izvirniku, in s tem tudi pravna veljavnost, že po zakonu4. Organizacije pogosto določen del svojih delovnih postopkov izvajajo s pomočjo zunanjih organizacij (ponudnikov storitev). To seveda lahko velja tudi za storitve e-hrambe, zato predpisi tistim ponudnikom, ki želijo poslovati z javnopravnimi osebami, določajo še dodatne zahteve.

Pri vzpostavitvi sistema e-hrambe mora javnopravna oseba obvezno:

• sprejeti notranja pravila v obliki internega akta (le če svoje gradivo zajema in hrani izključno v digitalni obliki),
• potrditi notranja pravila pri Arhivu RS5,
• spremljati izvajanje notranjih pravil,
• uporabljati pri Arhivu RS certificirano opremo in storitve.

Manj strogi pogoji veljajo za zasebnopravne osebe (razen ponudnike), in sicer:

• sprejeti morajo notranja pravila v obliki internega akta (le če svoje gradivo zajemajo in hranijo izključno v digitalni obliki),
• po lastni izbiri lahko dajo notranja pravila v potrditev v Arhiv RS,
• niso zavezane k uporabi certificirane opreme oziroma storitev.

Ponudniki opreme in storitev, ki želijo to opremo in storitve ponujati na trgu, se morajo obvezno registrirati⁴ pri Arhivu RS. Opremo oziroma storitve lahko tudi akreditirajo⁵, ni pa to obvezno. Le če želijo poslovati z javnopravnimi osebami, je certifikacija obvezna.

Za ponudnike storitev poleg tega, da se morajo registrirati, velja še, da morajo obvezno sprejeti notranja pravila za izvajanje konkretne storitve, ki jo ponujajo na trgu, in jih dati v potrditev v Arhiv RS. To velja ne glede na to, ali bodo svojo storitev izvajali pri javnopravni ali zasebnopravni osebi.

Če jo bodo ponujali javnopravni osebi, pa morajo to storitev tudi certificirati.

Zakonodajalec javnopravnim osebam in ponudnikom opreme ter storitev, ki želijo delati z javnim sektorjem, torej določa strožje zahteve pri izvajanju zajema in e-hrambe v primerjavi s preostalimi zasebnopravnimi osebami. Javnopravne osebe so namreč praktično največje ustvarjalke arhivskega gradiva in to želi država tudi s pomočjo tovrstnih mehanizmov zaščititi v celotnem življenjskem ciklu (od zajema do hrambe, ki se lahko konča z uničenjem ali pa pri arhivskem gradivu z njegovo predajo v pristojni arhiv).

Predpisi s svojimi zahtevami posegajo tudi v usposobljenost zaposlenih pri javnopravnih osebah in pri ponudnikih storitev, povezanih z zajemom in e-hrambo. Zaposleni pri javnopravnih osebah, ki delajo z dokumentarnim in arhivskim gradivom, ali pri ponudnikih storitev morajo imeti poleg izpolnjenih pogojev glede osnovne izobrazbe⁶ še posebno strokovno znanje z naslednjih področij:

1. veljavne zakonodaje glede:

• namena varstva dokumentarnega in arhivskega gradiva,
• dolžnosti javnopravnih oseb glede varstva dokumentarnega in arhivskega gradiva,
• pravil pisarniškega poslovanja glede dokumentarnega gradiva pred prenosom v stalno zbirko,
• načina urejanja dokumentarnega gradiva v stalni zbirki,
• pogojev za pravno veljavno hrambo gradiva v digitalni obliki,
• zajema, pretvorbe in hrambe dokumentarnega gradiva v digitalni obliki in hrambi dokumentarnega gradiva na mikrofilmu,
• varstva tajnosti, varstva zasebnosti in varstva osebnih podatkov;

2. arhivistike v najširšem smislu glede:

• načina in postopka odbiranja arhivskega gradiva iz dokumentarnega gradiva,
• dokumentarnega gradiva, ki ima lastnosti arhivskega gradiva,
• načina in postopka izročanja arhivskega gradiva arhivu;

3. upravljanja z dokumentarnim gradivom v fizični in v digitalni obliki glede:

• rokov hrambe dokumentarnega gradiva,
• postopka za uporabo dokumentarnega gradiva v stalni zbirki,
• načina varovanja dokumentarnega gradiva pred poškodbami, uničenjem in izgubo,
• načina uporabe informacijske tehnologije pri delu z okumentarnim gradivom,
• nosilcev in oblik zapisa za dolgoročno hrambo dokumentarnega gradiva,
• zajema in pretvorbe gradiva v fizični obliki,
• zajema, pretvorbe in hrambe gradiva v digitalni obliki;

4. informatike glede:

• politike varovanja informacij,
• upravljanja informacijskih sredstev,
• varnosti, fizičnega in tehničnega varovanja opreme in prostorov,
• obvladovanja dostopa,
• upravljanja varnostnih dogodkov,
• zagotavljanja neprekinjenega poslovanja.

Program usposabljanja sprejme Svet direktorjev, pristojni arhivi pa ga objavijo na svojih spletnih straneh. Uslužbenci javnopravnih oseb, ki upravljajo z dokumentarnim gradivom, pridobijo poglobljena znanja iz točk a), b) in c), delavci ponudnikov storitev, ki opravljajo dela zajema in hrambe gradiva v digitalni obliki ter spremljevalnih storitev, pa iz točk c) in č).

Pridobljeno znanje na teh usposabljanjih osebe dokazujejo z opravljenim preizkusom strokovne usposobljenosti in s predložitvijo dokazil o dodatnih izobraževanjih (glej poglavje 6/4.2.5).

Podrobnejša merila glede strokovne usposobljenosti in preizkusa predpisuje minister za kulturo s posebnim pravilnikom⁷. Ta podrobneje določa tudi program poteka strokovnega usposabljanja, potek preizkusa strokovne usposobljenosti delavcev javnopravnih oseb in ponudnikov storitev ter potek in vrednotenje obveznega pridobivanja dodatnega strokovnega znanja delavcev.

Omenjene zahteve ne veljajo za zaposlene, ki delajo z dokumentarnim gradivom v zasebni lasti, omogočeno pa jim je, da ravno tako lahko opravijo usposabljanje in preizkus strokovne usposobljenosti.