Notranja pravila

22. 12. 2020

Splošno o notranjih pravilih

Po ZVDAGA so notranja pravila interni pravni akt, s katerim organizacija ureja zajem in e-hrambo gradiva, ponudniki pa izvajanje storitev.1 Dokazljivo izvajanje dejavnosti v skladu z notranjimi pravili, ki so usklajena z zahtevami ZVDAGA in podrejenimi predpisi, zagotavlja priznanje avtentičnosti gradiva, ki je predmet obravnave.2 Skladnost notranjih pravil ...
22. 12. 2020

Vrste notranjih pravil

Notranja pravila lahko glede na namen razdelimo v dve veliki skupini: notranja pravila za lastno izvajanje zajema in/ali e-hrambe, notranja pravila za izvajanje storitev (ponudnik). Glede na njihov namen pa lahko notranja pravila ločimo na: notranja pravila za zajem, notranja pravila za hrambo, notranja pravila za spremljevalne storitve: odbiranje, pretvorba ...
22. 12. 2020

Vsebina in struktura notranjih pravil

Pri določanju vsebine in strukture notranjih pravil nas vodijo odločitve iz predhodne priprave na zajem in e-hrambo (glej poglavje 4.3), ki so opredelile obseg izvajanja aktivnosti v zvezi z zajemom in e-hrambo gradiva ter morebitno vključitev zunanjih izvajalcev. Ker je temeljna naloga notranjih pravil opisati delovne procese, ki jih bodo ...
22. 12. 2020

Projekt priprave notranjih pravil

Na podlagi izvedene predhodne priprave na zajem in e-hrambo (glej poglavje 4.3) smo se odločili za izvedbo projekta e-hramba in od vodstva pridobili odobritev1. Zato smo začeli načrtovati2 izvedbo projekta e-hramba in na podlagi različnih analiz za pomoč pri odločitvi pripravili načrt vzpostavitve e-hrambe, ki med drugim ...
22. 12. 2020

Uvedba notranjih pravil v redno izvajanje

Ko so notranja pravila zapisana in jih je potrdilo tako vodstvo kot morda tudi Arhiv RS, jih moramo implementirati (uvesti) v redno izvajanje, in sicer po predhodno pripravljenem načrtu, ki naj vključuje: načrt oziroma določitev prioritet uvedbe po poslovnih procesih, izobraževalne programe, povezane z razumevanjem in izvajanjem notranjih pravil, razvojem ...
22. 12. 2020

Nadzor nad izvajanjem notranjih pravil

Samo »na papirju« zapisana notranja pravila, četudi so potrjena pri Arhivu RS, niso zadosten pogoj za priznavanje pravne veljavnosti in dokazne vrednosti e-gradiva že na podlagi zakona1. Zato UVDAG to dopolnjuje z določbo, da morajo osebe dokazljivo izvajati vse dejavnosti, povezane in opredeljene z notranjimi pravili. Pomembno: Zajem ...
22. 12. 2020

Dopolnjevanje notranjih pravil

Dopolnjevanje notranjih pravil je postopek, ki je po vsebini in poteku podoben postopku priprave notranjih pravil, razlikujejo pa se vzroki, ki privedejo do njega. Že ZVDAGA1 in UVDAG2 določata razloge, zaradi katerih lahko Arhiv RS določi rok, v katerem mora organizacija s potrjenimi notranjimi pravili ta pravila spremeniti ...
22. 12. 2020

Zagotavljanje konsistentnosti notranjih pravil

Zaradi v praksi neizbežnega povezovanja več dokumentov v notranja pravila organizacije1 je za zagotovitev njihove izvedljivosti nujno potrebno zagotavljanje medsebojne usklajenosti notranjih pravil oz. njihove konsistentnosti. Zagotavljanje konsistentnosti je še posebno zahtevno, kadar najemamo storitev pri zunanjem izvajalcu. V takem primeru morata obe strani oblikovati skupno oceno tveganj, ki ...