Digitalizacija dokumenta na videz zveni preprosto – dokument se poskenira in shrani. V resničnosti pa je zajem gradiva v digitalno obliko in njegova dolgoročna e-hramba strogo reguliran postopek, ki ga v podrobnostih ureja Pravilnik o enotnih tehnoloških zahtevah za zajem in hrambo gradiva v digitalni obliki (PETZ). Kdor pravil ne ...
Kako se odločiti med klasičnim papirnim arhivom in digitalnimi arhivskimi rešitvami? Katera oblika hrambe dokumentov je primernejša za sodobno poslovanje in katere so zakonske zahteve? V tem članku predstavljamo temeljne razlike med papirnim in elektronskim arhiviranjem z vidika zakonodaje, varnosti, dostopnosti in stroškov.
Za izbrani način izvajanja e-hrambe (poslovni model) pripravimo načrt vzpostavitve e-hrambe ter:
vzpostavimo ustrezno infrastrukturo (prostor, strojno in programsko opremo) oziroma sklenemo ustrezno pogodbeno razmerje z zunanjim izvajalcem, ko smo se odločili, da bomo najeli ali delno najeli zunanje izvajalce storitev, povezanih z zajemom in e-hrambo,
usposobimo zaposlene,
implementiramo notranja ...
Za izbrani obseg poslovnih procesov in aktivnosti, povezanih z zajemom in e-hrambo gradiva, ki jih bomo izvajali sami, moramo pripraviti notranja pravila (obvezno za javnopravne osebe in ponudnike storitev, zasebni sektor pa na podlagi poslovne odločitve). Vse v povezavi z notranjimi pravili od priprave, sprejema, potrditve, izvajanja in preverjanja izvajanja ...
Zakonu podrejeni predpisi1 podrobneje opredeljujejo izvedbo priprave in organizacije zajema, hrambe in spremljevalnih storitev, in sicer naj bi v okviru te:
najprej določili obseg poslovanja, ki bo urejen z notranjimi pravili,
popisali vrste in vire dokumentarnega in arhivskega gradiva v digitalni obliki,
izvedli oceno obstoječega informacijskega sistema in informacijske ...
Koristno: Najboljši način za vzpostavitev e-hrambe gradiva je projektni pristop, kjer posamezne faze projekta izvedemo s projektnimi nalogami.
Koraki do vzpostavitve e-hrambe gradiva so projektne naloge, znotraj katerih pridemo z različnimi aktivnostmi do izdelkov, na njihovi podlagi pa lahko načrtujemo in izberemo ustrezno rešitev vzpostavitve e-hrambe gradiva (ZVDAGA, 17. člen): ...
Danes se, običajno zaradi poslovnih potreb, organizacije1 vedno pogosteje odločajo, da bodo dokumentacijo, ki nastaja pri njihovem poslovanju in je še vedno v večjem delu v fizični2 obliki, pretvorile v elektronsko obliko in jo hranile kot tako. V tem primeru bodo gradivo iz fizične oblike pretvorile v digitalno, ...