Pravila pisarniškega poslovanja

30. 9. 2021

Upravljanje in hramba računovodske dokumentacije

Poslovno dokumentacijo in računovodske listine, ki nastanejo med poslovanje, je dolžan hraniti vsak davčni zavezanec.
22. 12. 2020

Zbirke dokumentarnega gradiva

Osnova za organiziranje hrambe je način upravljanja dokumentarnega gradiva v organizaciji.{{Zbirke dokumentarnega gradiva}} Nastajanje gradiva in njegovo urejanje ter ustvarjanje pregleda nad njim med poslovanjem je z njegovim ohranjanjem neposredno povezano - če ni urejeno, lahko dokumente izgubljamo že ob nastanku (recimo jih ne uvrstimo med gradivo, ne evidentiramo in ...
22. 12. 2020

Roki hrambe dokumentarnega gradiva

Roke hrambe mora organizacija določiti vnaprej za vse svoje gradivo in jih predpisati v klasifikacijskem načrtu, saj bodo bistveno vplivali na ravnanje z gradivom{{Roki hrambe dokumentarnega gradiva}}: Tako ne bomo kopičili nepotrebnega gradiva in bomo lahko bolje varovali »pomembno«. Že od začetka bomo vedeli, za katero digitalno gradivo bomo morali ...
22. 12. 2020

Dodeljevanje gradiva v reševanje (signiranje)

Cilj urejenega ravnanja z zapisi je ustvariti tak sistem, da je vselej razvidna informacija o tem, kdo rešuje določeno delovno nalogo in s katerimi zapisi pri tem razpolaga. Odločati in vedeti želimo, kdo ustvarja dokument, pri kom je dokument v določenem trenutku oz. kdo ima dostop do njega, da lahko ...
22. 12. 2020

Kako organizirati upravljanje dokumentacije za preglednejše in učinkovitejše poslovanje

Upravljanje dokumentarnega gradiva je orodje vodenja, ki je tesno povezano z organizacijo in učinkovitostjo dela. Z omogočanjem pregleda nad njegovim potekom pa nam daje ključne informacije za odločanje. Če želimo organizirati kakovosten sistem upravljanja gradiva za celotno organizacijo, predvsem pa zagotoviti njegovo izvajanje, se bo za to moralo najprej odločiti ...
22. 12. 2020

Kako upravljati gradivo v javnem in zasebnem sektorju

Za »javni sektor« je država v Uredbi o upravnem poslovanju[1], Pravilniku o izvrševanju uredbe o upravnem poslovanju[2] in Pravilniku o določanju rokov hranjenja dokumentarnega gradiva v javni upravi[3] natančno predpisala upravljanje gradiva:posamezne postopke pisarniškega poslovanja od prejema ali nastanka gradiva, njegovega celotnega urejenega in evidentiranega življenjskega cikla ...
22. 12. 2020

Sprejem in odprema gradiva

Sprejem gradiva Prvi vtis o odnosu organizacije do lastnega dokumentarnega gradiva se pokaže pri njegovem sprejemu oz. uvrstitvi v strukturo ureditve gradiva. Ali v »vložišču« vpišemo pošto v seznam ali t. i. delovodnik, jo razporedimo po organizacijskih enotah in jo (tisto z imeni naslovnikov na ovojnicah neodprto) raznosimo po hiši, ...
22. 12. 2020

Razvrščanje (klasificiranje) gradiva

Dokumente v organizaciji bomo lahko obvladali, če jih bomo že ob nastanku urejali na vnaprej organiziran domišljen način, ki bo olajšal celotno poslovanje. Gradivo bomo razvrstili tako, da bo njegova urejenost v podporo izvajanju poslovnih aktivnosti organizacije. Tako ISO 15489 kot UUP kot osnovo za razvrščanje dokumentarnega gradiva predvidevata načrt ...
22. 12. 2020

Klasifikacijski načrt oziroma načrt za razvrščanje dokumentacije po vsebini

Klasifikacijski načrti V preteklosti so tam, kjer je nastajalo veliko dokumentarnega gradiva, dokumente dodatno označili tako, da so jih kasneje lažje našli. Dodatno označevanje dokumentov se je začelo že pred našim štetjem z uporabo glinenih tablic, na katere so zapisovali pogodbe, davke, posojila. Eni prvih znanih zapisov, sumerski zapisi, so ...
22. 12. 2020

Evidentiranje gradiva

Evidentiranje se kot rdeča nit vleče skozi vsa poglavja o upravljanju dokumentarnega gradiva, saj ob izvajanju postopkov upravljanja gradiva ključne podatke o gradivu sproti zapisujemo - tako v/na dokumente in njihovo »embalažo« kot v evidenco o njih.{{Evidentiranje gradiva}} Z evidentiranjem pravzaprav formaliziramo uvrstitev dokumenta med svoje dokumentarno gradivo, lahko bi ...