Ob izvajanju ZVDAGA sta se v povezavi z izvajanjem hrambe gradiva izoblikovala dva izraza kratkoročna in dolgoročna hramba, katerih pomen je treba uvodoma pojasniti. A) Kratkoročna hramba Izraza kratkoročna hramba ne srečamo v ZVDAGA in UVDAG. Zato lahko kratkoročno hrambo opredelimo kot tisto obliko hrambe, ki jo je mogoče izvajati ...

S pomočjo digitalnih tehnologij lahko elektronske zapise (podatke, informacije, dokumente) različnih tipov zelo hitro ustvarimo, hitreje do njih dostopamo, tudi iz oddaljenih mest in več oseb hkrati, enostavneje jih izmenjujemo in kopiramo. To pravzaprav ni trend zadnjih nekaj let. Že leta 2002 je kalifornijska univerza Berkeley (University of California Berkeley) ...

Sodobne digitalne tehnologije, kot jih danes doživljamo, spreminjajo način ustvarjanja zapisov. Ti postajajo digitalni, digitalne tehnologije spreminjajo način njihove uporabe in predvsem pa njihovo količino. Ta eksponentno narašča. Svetovno znana analitska hiša IDC napoveduje, da bo do leta 2025 svetovna podatkovna sfera v digitalni obliki narasla na 163 zettabajtov (ZB), ...

Če bomo kasneje želeli dostopati do gradiva, t.j. podatkov, dokumentov oz. katerihkoli zapisov, jih moramo seveda nekam varno shraniti. a) Kje vse lahko hranimo podatke? Podatki / informacije so danes ena najbolj vrednih stvari. Zaradi tega je lokacija, kjer jih bomo shranili, bistvenega pomena. Kje in kako je to najboljše, ...

Ko so notranja pravila zapisana in jih je potrdilo tako vodstvo kot morda tudi Arhiv RS, jih moramo implementirati (uvesti) v redno izvajanje, in sicer po predhodno pripravljenem načrtu, ki naj vključuje: načrt oziroma določitev prioritet uvedbe po poslovnih procesih, izobraževalne programe, povezane z razumevanjem in izvajanjem notranjih pravil, razvojem ...

Dopolnjevanje notranjih pravil je postopek, ki je po vsebini in poteku podoben postopku priprave notranjih pravil, razlikujejo pa se vzroki, ki privedejo do njega. Že ZVDAGA1 in UVDAG2 določata razloge, zaradi katerih lahko Arhiv RS določi rok, v katerem mora organizacija s potrjenimi notranjimi pravili ta pravila spremeniti ...

Zaradi v praksi neizbežnega povezovanja več dokumentov v notranja pravila organizacije1 je za zagotovitev njihove izvedljivosti nujno potrebno zagotavljanje medsebojne usklajenosti notranjih pravil oz. njihove konsistentnosti. Zagotavljanje konsistentnosti je še posebno zahtevno, kadar najemamo storitev pri zunanjem izvajalcu. V takem primeru morata obe strani oblikovati skupno oceno tveganj, ki ...

Med osnovna načela e-hrambe je vključena tudi zahteva po vzdrževanju celovitosti in avtentičnosti gradiva za celotno obdobje njegove hrambe. Nespremenljivost in celovitost gradiva oz. reprodukcije njegove vsebine je treba zagotavljati verodostojno in preverljivo, zagotavljati pa je treba tudi dokazljivost njegovega izvora (avtentičnosti). Sama narava gradiva v digitalni obliki dopušča razmeroma ...

Organizacije se pri optimizaciji in izboljševanju svojih poslovnih procesov srečujejo z najrazličnejšimi standardi (na primer ISO), dobrimi praksami (na primer Six Sigma, ITIL) in priporočili, ki so vse pogosteje tudi uzakonjena (na primer Basel II, SOX, PCI ). Vse te optimizacije se v sodobnih organizacijah dokumentirajo in postajajo del njihove ...

Strategija oziroma možnosti izvedbe e-hrambe Pri vzpostavitvi e-hrambe gradiva so na voljo različne možnosti (poslovni modeli): uvedba lastnega sistema za e-hrambo oziroma poslovni model »naredi sam«, najem storitve e-hrambe pri zunanjih ponudnikih (model »zunanje izvajanje«) ali delni najem zunanjih storitev, povezanih z zajemom in e-hrambo (model »delno zunanje ...