Sodobne digitalne tehnologije, kot jih danes doživljamo, spreminjajo način ustvarjanja zapisov. Ti postajajo digitalni, digitalne tehnologije spreminjajo način njihove uporabe in predvsem pa njihovo količino. Ta eksponentno narašča. Svetovno znana analitska hiša IDC napoveduje, da bo do leta 2025 svetovna podatkovna sfera v digitalni obliki narasla na 163 zettabajtov (ZB), ...

Če bomo kasneje želeli dostopati do gradiva, t.j. podatkov, dokumentov oz. katerihkoli zapisov, jih moramo seveda nekam varno shraniti. a) Kje vse lahko hranimo podatke? Podatki / informacije so danes ena najbolj vrednih stvari. Zaradi tega je lokacija, kjer jih bomo shranili, bistvenega pomena. Kje in kako je to najboljše, ...

Ko so notranja pravila zapisana in jih je potrdilo tako vodstvo kot morda tudi Arhiv RS, jih moramo implementirati (uvesti) v redno izvajanje, in sicer po predhodno pripravljenem načrtu, ki naj vključuje: načrt oziroma določitev prioritet uvedbe po poslovnih procesih, izobraževalne programe, povezane z razumevanjem in izvajanjem notranjih pravil, razvojem ...

Dopolnjevanje notranjih pravil je postopek, ki je po vsebini in poteku podoben postopku priprave notranjih pravil, razlikujejo pa se vzroki, ki privedejo do njega. Že ZVDAGA1 in UVDAG2 določata razloge, zaradi katerih lahko Arhiv RS določi rok, v katerem mora organizacija s potrjenimi notranjimi pravili ta pravila spremeniti ...

Zaradi v praksi neizbežnega povezovanja več dokumentov v notranja pravila organizacije1 je za zagotovitev njihove izvedljivosti nujno potrebno zagotavljanje medsebojne usklajenosti notranjih pravil oz. njihove konsistentnosti. Zagotavljanje konsistentnosti je še posebno zahtevno, kadar najemamo storitev pri zunanjem izvajalcu. V takem primeru morata obe strani oblikovati skupno oceno tveganj, ki ...

Med osnovna načela e-hrambe je vključena tudi zahteva po vzdrževanju celovitosti in avtentičnosti gradiva za celotno obdobje njegove hrambe. Nespremenljivost in celovitost gradiva oz. reprodukcije njegove vsebine je treba zagotavljati verodostojno in preverljivo, zagotavljati pa je treba tudi dokazljivost njegovega izvora (avtentičnosti). Sama narava gradiva v digitalni obliki dopušča razmeroma ...

Ob vzpostavljanju e-hrambe je za vsako organizacijo pomembno, da izbere rešitev, ki je za njeno poslovanje najbolj optimalna tako z vsebinskega, tehnološkega kot stroškovno-finančnega stališča. Na sodobnem prostem trgu blaga in storitev se najdejo tako kakovostno blago in storitve kot hitri zaslužkarji z nekakovostnimi storitvami in blagom. Ker se je ...

Če organizacija še ne posluje elektronsko, je prej omenjeni predpisi pravzaprav ne silijo v e-hrambo. Koristno: Če organizacija pri svojem poslovanju ustvarja gradivo v digitalni obliki in ga nato v tej obliki želi tudi hraniti ter bo pri tem izpolnjevala določila predpisov, lahko njeno elektronsko hranjeno gradivo pridobi pravno veljavo ...

Strategija oziroma možnosti izvedbe e-hrambe Pri vzpostavitvi e-hrambe gradiva so na voljo različne možnosti (poslovni modeli): uvedba lastnega sistema za e-hrambo oziroma poslovni model »naredi sam«, najem storitve e-hrambe pri zunanjih ponudnikih (model »zunanje izvajanje«) ali delni najem zunanjih storitev, povezanih z zajemom in e-hrambo (model »delno zunanje ...

S hitrim razvojem IKT se pojavlja tveganje zastaranja strojne oziroma programske opreme, na kateri in s pomočjo katere je gradivo ustvarjeno in shranjeno. To tveganje je še posebej skrb zbujajoče pri gradivu, za katero je zakonsko predpisana dolgoročna hramba, kar pomeni, da bodo morali biti ti dokumenti hranjeni še mnogo ...