Ko so notranja pravila zapisana in jih je potrdilo tako vodstvo kot morda tudi Arhiv RS, jih moramo implementirati (uvesti) v redno izvajanje, in sicer po predhodno pripravljenem načrtu, ki naj vključuje:
načrt oziroma določitev prioritet uvedbe po poslovnih procesih,
izobraževalne programe, povezane z razumevanjem in izvajanjem notranjih pravil, razvojem ...
Dopolnjevanje notranjih pravil je postopek, ki je po vsebini in poteku podoben postopku priprave notranjih pravil, razlikujejo pa se vzroki, ki privedejo do njega.
Že ZVDAGA1 in UVDAG2 določata razloge, zaradi katerih lahko Arhiv RS določi rok, v katerem mora organizacija s potrjenimi notranjimi pravili ta pravila spremeniti ...
Zaradi v praksi neizbežnega povezovanja več dokumentov v notranja pravila organizacije1 je za zagotovitev njihove izvedljivosti nujno potrebno zagotavljanje medsebojne usklajenosti notranjih pravil oz. njihove konsistentnosti. Zagotavljanje konsistentnosti je še posebno zahtevno, kadar najemamo storitev pri zunanjem izvajalcu. V takem primeru morata obe strani oblikovati skupno oceno tveganj, ki ...
Med osnovna načela e-hrambe je vključena tudi zahteva po vzdrževanju celovitosti in avtentičnosti gradiva za celotno obdobje njegove hrambe. Nespremenljivost in celovitost gradiva oz. reprodukcije njegove vsebine je treba zagotavljati verodostojno in preverljivo, zagotavljati pa je treba tudi dokazljivost njegovega izvora (avtentičnosti). Sama narava gradiva v digitalni obliki dopušča razmeroma ...
Kadar organizacija nima sprejetih notranjih pravil ali ne posluje v skladu z njimi oziroma tega na zahtevo ne more dokazati, je treba ugotavljati skladnost izvajanja postopkov z zahtevami varne hrambe oz. pogoji, ki jih predpisuje ZVDAGA, za vsako enoto gradiva posebej.
Eden osnovnih ciljev v postopku priprave in sprejemanja ZVDAGA je bila prav dodatna ureditev v zvezi s pravno veljavnostjo in dokazno vrednostjo gradiva v elektronski obliki. Opozoriti je treba, da je že ZEPEP izenačil pravno veljavnost elektronskega gradiva s tisto, ki jo je imelo gradivo na papirju (podrobneje o zakonski ...
Pomembni so tudi odgovori na vprašanja, kakšno korist, prednost oziroma prihranek bo imela organizacija z uvedbo zakonsko skladne e-hrambe v primerjavi z dosedanjo klasično hrambo.
S hrambo gradiva v digitalni obliki se odpravijo glavne pomanjkljivosti klasičnih arhivov, saj je omogočeno preprostejše iskanje želenih vsebin po raznovrstnih atributih dokumentov, prostorsko so ...
Strategija oziroma možnosti izvedbe e-hrambe
Pri vzpostavitvi e-hrambe gradiva so na voljo različne možnosti (poslovni modeli):
uvedba lastnega sistema za e-hrambo oziroma poslovni model »naredi sam«,
najem storitve e-hrambe pri zunanjih ponudnikih (model »zunanje izvajanje«) ali
delni najem zunanjih storitev, povezanih z zajemom in e-hrambo (model »delno zunanje ...
Kot učinkovito e-hrambo lahko razumemo tisto hrambo, ki zagotavlja izpolnjevanje potreb, zaradi katerih je gradivo nastalo ali ga hranimo, na primer:
dokazovanje pravnih, finančnih in podobnih stanj,
dokazovanje sprejemanja in izvajanja poslovnih odločitev,
dokazovanje izvedbe poslovnih procesov in načina njihovega izvajanja,
učinkovita uporaba vseh poslovnih procesih,
ohranitev kulturne dediščine v ...
Organizacije se pri optimizaciji in izboljševanju svojih poslovnih procesov srečujejo z najrazličnejšimi standardi (na primer ISO), dobrimi praksami (na primer Six Sigma, ITIL) in priporočili, ki so vse pogosteje tudi uzakonjena (na primer Basel II, SOX, PCI ). Vse te optimizacije se v sodobnih organizacijah dokumentirajo in postajajo del njihove ...