Ob izvajanju ZVDAGA sta se v povezavi z izvajanjem hrambe gradiva izoblikovala dva izraza kratkoročna in dolgoročna hramba, katerih pomen je treba uvodoma pojasniti.
Izraza kratkoročna hramba ne srečamo v ZVDAGA in UVDAG.
Zato lahko kratkoročno hrambo opredelimo kot tisto obliko hrambe, ki jo je mogoče izvajati le za gradivo, ki ga je treba hraniti največ pet let. Ob tem je treba poudariti, da je tudi v okviru kratkoročne hrambe treba zagotavljati uporabnost in verodostojnost hranjenega gradiva.1 Zaradi razmeroma kratkega obdobja hrambe so nevarnosti za ogrožanje uporabnosti gradiva, ki izhajajo iz nenehnega tehnološkega napredka in posledično zastaranja oblik in nosilcev zapisov, razmeroma majhne. To pomeni, da organizaciji v času izvajanja kratkoročne hrambe ne bo treba izvajati ukrepov v zvezi s preprečevanjem tehnološkega zastaranja. Kljub temu pravna veljavnost gradiva ne sme biti ogrožena.
Pomembno: Organizacija mora za vse gradivo, ki ga je treba hraniti več kot pet let, izvajati hrambo v skladu s pogoji, ki veljajo za dolgoročno hrambo.
Za razliko od kratkoročne ZVDAGA opredeljuje izraz dolgoročna hramba na naslednji način: »‘dolgoročna hramba gradiva’ je hramba gradiva za časovno obdobje, daljše od pet let.« To pomeni, da je treba izvajati hrambo za gradivo, ki ga hranimo dlje kot pet let, ves čas po načelih dolgoročne hrambe.
Ker ima vsaka hramba za cilj ohranjati učinke gradiva2 za celotno obdobje hrambe, morajo oblike zapisa (formati) in postopki hrambe zagotavljati uporabnost, dostopnost, celovitost in avtentičnost gradiva. Zato tudi UVDAG opredeljuje predvsem zahteve za oblike zapisa3, nosilce zapisa4 ter hrambo gradiva v digitalni obliki.5
Eden pomembnejših instrumentov na področju izvajanja dolgoročne hrambe so notranja pravila.
Z notranjimi pravili, ki jih organizacija sprejme v zvezi z izvajanjem dolgoročne hrambe, opredeli oblike zapisov in opremo, ukrepe in aktivnosti ter načine dokumentiranja, s katerimi bo mogoče zagotavljati dostopnost, uporabnost, celovitost in avtentičnost hranjenega gradiva in jo tudi dokazovati. (Podrobneje o notranjih pravilih v poglavju 4.4.)
Pomembno: Dolgoročno hrambo moramo ločiti od izraza arhiviranje. Ta je namreč omejen zgolj na strokovne postopke, ki jih v okviru svoje službe izvajajo javni arhivi.
Definicija izraza »hramba gradiva« ki jo opredeljuje ZVDAGA v 2. členu je naslednja: »‘hramba gradiva’ je tista hramba izvirnega ali zajetega dokumentarnega gradiva, ki izpolnjuje pogoje po tem zakonu in zagotavlja uporabnost vsebine hranjenega gradiva«. .↩︎
Učinki so v prvi vrsti s področja pravnega varstva oseb, pri arhivskem gradivu pa je pomembno tudi ohranjanje kulturne dediščine.↩︎
UVDAG, 42. člen.↩︎
Prav tam, 43. člen.↩︎
Prav tam, 44.-48. člen.↩︎