Dokumente v organizaciji bomo lahko obvladali, če jih bomo že ob nastanku urejali na vnaprej organiziran domišljen način, ki bo olajšal celotno poslovanje. Gradivo bomo razvrstili tako, da bo njegova urejenost v podporo izvajanju poslovnih aktivnosti organizacije. Tako ISO 15489 kot UUP kot osnovo za razvrščanje dokumentarnega gradiva predvidevata načrt ...

Klasifikacijski načrti V preteklosti so tam, kjer je nastajalo veliko dokumentarnega gradiva, dokumente dodatno označili tako, da so jih kasneje lažje našli. Dodatno označevanje dokumentov se je začelo že pred našim štetjem z uporabo glinenih tablic, na katere so zapisovali pogodbe, davke, posojila. Eni prvih znanih zapisov, sumerski zapisi, so ...

Evidentiranje se kot rdeča nit vleče skozi vsa poglavja o upravljanju dokumentarnega gradiva, saj ob izvajanju postopkov upravljanja gradiva ključne podatke o gradivu sproti zapisujemo - tako v/na dokumente in njihovo »embalažo« kot v evidenco o njih.{{Evidentiranje gradiva}} Z evidentiranjem pravzaprav formaliziramo uvrstitev dokumenta med svoje dokumentarno gradivo, lahko bi ...

Z zadnjo fazo organizirane hrambe si bomo ustvarili svojo zakladnico informacij, ne le tistih, ki jih še potrebujemo za poslovanje, čeprav niso ravno »od včeraj«, in nam bodo marsikdaj postregle z odrešujočim podatkom/dokazom, ampak tudi onih najžlahtnejših, ki nam bodo utrdile veljavo in priznanje naših delovnih uspehov na piedestalu zgodovine. ...

Živimo v času hiperprodukcije informacij, ko v neverjetni hitrosti njihovih potovanj poskušamo še pravočasno uloviti in ohraniti zase dragocene. Kaj bomo storili, da se ne izgubimo v nepregledni množici informacij, v kateri najraje poniknejo prav tiste, ki jih najbolj potrebujemo za dosego poslovnih ciljev, za zagotovitev svoje pravne varnosti ali ...

Arhivi in arhivsko gradivo so pričevalci in poročevalci nekega časa in življenja. Temeljno poslanstvo arhivov je trajno in celovito izvajanje varstva arhivskega gradiva. To poslanstvo se uresničuje v nalogah, ki jih opredeljuje arhivska področna zakonodaja. Med nalogami, ki jih našteva ZVDAGA1, so tudi: vrednotenje dokumentarnega gradiva pri javnopravnih ...

Zakonodajalec je arhivom naložil obveznost vodenja registra javnopravnih oseb, političnih strank in zasebnopravnih oseb, ki so pridobile status delovanja v javnem interesu1, ali povezano z eno besedo ustvarjalcev. {{Register ustvarjalcev javnega arhivskega gradiva}} Vodenje registra ustvarjalcev je obveznost vsakega arhiva za tiste ustvarjalce, za katere je pristojen. Register ...

Pridobivanje podatkov, ki so sestavni del registra ustvarjalcev javnega arhivskega gradiva, je opredeljeno v nalogah arhivov. Ti podatke pridobijo iz drugih uradnih evidenc oziroma na podlagi podatkov iz Poslovnega registra Slovenije in v sodelovanju z Agencijo za javnopravne evidence in storitve ter ministrstvom, pristojnim za javno upravo. Ustvarjalce, za katere ...

Sodelovanje ustvarjalcev javnega arhivskega gradiva s pristojnimi arhivi je proces, ki traja ves čas delovanja ustvarjalca in nastajanja dokumentarnega gradiva skoraj v vseh fazah poslovanja. Na začetku pri pripravi pisnih strokovnih navodil za odbiranje arhivskega gradiva iz dokumentarnega, pri sporočanju vseh potrebnih podatkov arhivu za vodenje evidenc, pri izročanju arhivskega ...

A. Kopije v povezanih enotah gradiva v digitalni obliki Ista enota gradiva v digitalni obliki (npr. e-dokument) lahko pripada različnim zapisom1. To je tehnično izvedeno z duplikati ali s povezavami na skupne enote gradiva v digitalni obliki. V obeh primerih velja, da enote gradiva v digitalni obliki ne ...