Roke hrambe mora organizacija določiti vnaprej za vse svoje gradivo in jih predpisati v klasifikacijskem načrtu, saj bodo bistveno vplivali na ravnanje z gradivom{{Roki hrambe dokumentarnega gradiva}}: Tako ne bomo kopičili nepotrebnega gradiva in bomo lahko bolje varovali »pomembno«. Že od začetka bomo vedeli, za katero digitalno gradivo bomo morali ...

Cilj urejenega ravnanja z zapisi je ustvariti tak sistem, da je vselej razvidna informacija o tem, kdo rešuje določeno delovno nalogo in s katerimi zapisi pri tem razpolaga. Odločati in vedeti želimo, kdo ustvarja dokument, pri kom je dokument v določenem trenutku oz. kdo ima dostop do njega, da lahko ...

Sprejem gradiva Prvi vtis o odnosu organizacije do lastnega dokumentarnega gradiva se pokaže pri njegovem sprejemu oz. uvrstitvi v strukturo ureditve gradiva. Ali v »vložišču« vpišemo pošto v seznam ali t. i. delovodnik, jo razporedimo po organizacijskih enotah in jo (tisto z imeni naslovnikov na ovojnicah neodprto) raznosimo po hiši, ...

Dokumente v organizaciji bomo lahko obvladali, če jih bomo že ob nastanku urejali na vnaprej organiziran domišljen način, ki bo olajšal celotno poslovanje. Gradivo bomo razvrstili tako, da bo njegova urejenost v podporo izvajanju poslovnih aktivnosti organizacije. Tako ISO 15489 kot UUP kot osnovo za razvrščanje dokumentarnega gradiva predvidevata načrt ...

Evidentiranje se kot rdeča nit vleče skozi vsa poglavja o upravljanju dokumentarnega gradiva, saj ob izvajanju postopkov upravljanja gradiva ključne podatke o gradivu sproti zapisujemo - tako v/na dokumente in njihovo »embalažo« kot v evidenco o njih.{{Evidentiranje gradiva}} Z evidentiranjem pravzaprav formaliziramo uvrstitev dokumenta med svoje dokumentarno gradivo, lahko bi ...

Z zadnjo fazo organizirane hrambe si bomo ustvarili svojo zakladnico informacij, ne le tistih, ki jih še potrebujemo za poslovanje, čeprav niso ravno »od včeraj«, in nam bodo marsikdaj postregle z odrešujočim podatkom/dokazom, ampak tudi onih najžlahtnejših, ki nam bodo utrdile veljavo in priznanje naših delovnih uspehov na piedestalu zgodovine. ...

Živimo v času hiperprodukcije informacij, ko v neverjetni hitrosti njihovih potovanj poskušamo še pravočasno uloviti in ohraniti zase dragocene. Kaj bomo storili, da se ne izgubimo v nepregledni množici informacij, v kateri najraje poniknejo prav tiste, ki jih najbolj potrebujemo za dosego poslovnih ciljev, za zagotovitev svoje pravne varnosti ali ...

Arhivi in arhivsko gradivo so pričevalci in poročevalci nekega časa in življenja. Temeljno poslanstvo arhivov je trajno in celovito izvajanje varstva arhivskega gradiva. To poslanstvo se uresničuje v nalogah, ki jih opredeljuje arhivska področna zakonodaja. Med nalogami, ki jih našteva ZVDAGA1, so tudi: vrednotenje dokumentarnega gradiva pri javnopravnih ...

Zakonodajalec je arhivom naložil obveznost vodenja registra javnopravnih oseb, političnih strank in zasebnopravnih oseb, ki so pridobile status delovanja v javnem interesu1, ali povezano z eno besedo ustvarjalcev. {{Register ustvarjalcev javnega arhivskega gradiva}} Vodenje registra ustvarjalcev je obveznost vsakega arhiva za tiste ustvarjalce, za katere je pristojen. Register ...

Pridobivanje podatkov, ki so sestavni del registra ustvarjalcev javnega arhivskega gradiva, je opredeljeno v nalogah arhivov. Ti podatke pridobijo iz drugih uradnih evidenc oziroma na podlagi podatkov iz Poslovnega registra Slovenije in v sodelovanju z Agencijo za javnopravne evidence in storitve ter ministrstvom, pristojnim za javno upravo. Ustvarjalce, za katere ...