Živimo v času hiperprodukcije informacij, ko v neverjetni hitrosti njihovih potovanj poskušamo še pravočasno uloviti in ohraniti zase dragocene. Kaj bomo storili, da se ne izgubimo v nepregledni množici informacij, v kateri najraje poniknejo prav tiste, ki jih najbolj potrebujemo za dosego poslovnih ciljev, za zagotovitev svoje pravne varnosti ali preprosto svojega ugleda in mesta, ki nam lahko pripade v zgodovinskem spominu? Odgovor je preprost, njegova kakovostna uresničitev pa precej manj – treba je organizirati ravnanje z gradivom za upravljanje informacij, zapisanih v njem, in za ohranitev njihove verodostojnosti. Kako ga bomo organizirali, je odvisno od naše vizije razvoja – ali jo bomo res le prepustili zunanjemu izvajalcu? Ali se bomo vseh težav znebili tako, da se znebimo nepregledne množice papirja (če je prej ne uredimo, bomo dobili neuporabno množico digitalnih zapisov z enormnimi stroški vzdrževanja); ali lahko tehnologija zamenja védenje? Tehnologija je znanje sama po sebi, a da bo izpolnjevala naše potrebe in vizije, moramo poskrbeti sami.

Dokumentarno in arhivsko gradivo

Preden se lotimo upravljanja gradiva, razjasnimo dva osnovna pojma, za katera se nam zdi, da ju vsi razumemo, vendar nato ugotovimo, da so naše predstave lahko tudi diametralno nasprotne (ko se zamenjuje zakladnica s smetiščem).

Dokumentarno gradivo

Ime nakazuje gradivo, ki dokumentira, in množico dokumentov – oboje drži. Seveda nas naprej zanima, kaj gradivo dokumentira in kaj dokumenti pravzaprav so: dokumenti kot osnovni sestavni deli dokumentarnega gradiva so zapisi s podatki za naše (organizacije in njenih posameznikov) delo in o njem (lahko je le kratko sporočilo ali pa kompleksen zbor podatkov, prostoročna skica ali spletna stran, izpolnjen obrazec ali celotna evidenca, zbirka občutljivih podatkov ali oglaševalski oglas); v kontekstu dokumentarnega gradiva si za zapise dokumente ne postavljamo nobenih omejitev razen vsebinske:

• ni pomembno, na kakšnem nosilcu je zapisan niti v kakšni obliki, le da ga razberemo,
• ne bomo ga zavrgli, četudi ni izvirnik, ampak reprodukcija,
• nič manj ne bo vreden, če smo ga recimo izbrskali na spletu, od nekoga prejeli ali ustvarili sami, le da je informacija v njem za nas dragocena;
• na podlagi njegove vsebine bomo zapis uvrstili med svoje dokumentarno gradivo in za nas bo postal dokument.

Dokumentarno gradivo {{Dokumentarno gradivo – definicija}}so zapisi, pomembni za poslovanje, ne glede na njihovo obliko, nosilce ali pravno veljavo, ki so bili prejeti ali nastajajo pri delu, vse evidence o njih in posebne (uradne) evidence, vse vrste dokumentacij.

Arhivsko gradivo

Je »najžlahtnejši« del dokumentarnega gradiva, ki ga hočemo ohraniti za višje cilje, ker si želimo, da naši dosežki ostanejo v narodovem spominu, pripomorejo k njegovemu razvoju, njegovi kulturi in vrednotam, prispevajo k pravni varnosti države, skupnosti in njenih posameznikov.

Arhivsko gradivo {{Arhivsko gradivo – definicija}} ima status kulturnega spomenika in v državi deluje mreža javnih arhivov – ustanov, ki opravljajo javno službo varovanja arhivskega gradiva, njegovega odbiranja pri ustvarjalcih in omogočanja njegove uporabe vsakomur za znanstvene, kulturne in pravne namene.

Ustvarjalci arhivskega gradiva smo lahko vsi in vsem se nam dogaja, da pri delu kdaj držimo v roki kulturni spomenik, čeprav se tega ne zavedamo.

Namen varstva dokumentarnega in arhivskega gradiva

Pri varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva se prepletajo različni interesi: zanj skrbimo zaradi zagotavljanja čisto praktičnih potreb poslovanja in zagotavljanja pravne varnosti ter ohranjanja nacionalne kulturne dediščine.{{ Namen varstva dokumentarnega in arhivskega gradiva}}

Le z zadovoljivim varstvom dokumentarnega gradiva omogočamo ohranjanje arhivskega gradiva, saj mu pri urejenem upravljanju posvečamo večjo skrb in preprečujemo njegovo uničenje ali izgubo, še posebej pri uporabi sodobnih digitalnih nosilcev zapisov.

Urejeno upravljanje dokumentarnega gradiva je pogoj za uspešno poslovanje organizacije, saj omogoči večjo učinkovitost, preglednost, hitrejšo komunikacijo, varnost zaposlenih in organizacije ter ne nazadnje njen večji ugled.