Zaradi v praksi neizbežnega povezovanja več dokumentov v notranja pravila organizacije1 je za zagotovitev njihove izvedljivosti nujno potrebno zagotavljanje medsebojne usklajenosti notranjih pravil oz. njihove konsistentnosti. Zagotavljanje konsistentnosti je še posebno zahtevno, kadar najemamo storitev pri zunanjem izvajalcu. V takem primeru morata obe strani oblikovati skupno oceno tveganj, ki ...

Dopolnjevanje notranjih pravil je postopek, ki je po vsebini in poteku podoben postopku priprave notranjih pravil, razlikujejo pa se vzroki, ki privedejo do njega. Že ZVDAGA1 in UVDAG2 določata razloge, zaradi katerih lahko Arhiv RS določi rok, v katerem mora organizacija s potrjenimi notranjimi pravili ta pravila spremeniti ...

Ko so notranja pravila zapisana in jih je potrdilo tako vodstvo kot morda tudi Arhiv RS, jih moramo implementirati (uvesti) v redno izvajanje, in sicer po predhodno pripravljenem načrtu, ki naj vključuje: načrt oziroma določitev prioritet uvedbe po poslovnih procesih, izobraževalne programe, povezane z razumevanjem in izvajanjem notranjih pravil, razvojem ...

Po ZVDAGA so notranja pravila interni pravni akt, s katerim organizacija ureja zajem in e-hrambo gradiva, ponudniki pa izvajanje storitev.1 Dokazljivo izvajanje dejavnosti v skladu z notranjimi pravili, ki so usklajena z zahtevami ZVDAGA in podrejenimi predpisi, zagotavlja priznanje avtentičnosti gradiva, ki je predmet obravnave.2 Skladnost notranjih pravil ...

Notranja pravila lahko glede na namen razdelimo v dve veliki skupini: notranja pravila za lastno izvajanje zajema in/ali e-hrambe, notranja pravila za izvajanje storitev (ponudnik), vzorčna notranja pravila. Glede na njihov namen pa lahko notranja pravila ločimo na: notranja pravila za zajem, notranja pravila za hrambo, notranja pravila za spremljevalne ...

Pri določanju vsebine in strukture notranjih pravil nas vodijo odločitve iz priprave in organizacije na zajem, hrambo in spremljevalne storitve, ki so opredelile obseg izvajanja aktivnosti v zvezi z zajemom in e-hrambo gradiva ter morebitno vključitev zunanjih izvajalcev. Ker je temeljna naloga notranjih pravil opisati delovne procese, ki jih bodo ...

Na podlagi izvedene priprave in organizacije zajema, e-hrambe in spremljevalnih storitev smo se odločili za izvedbo projekta e-hramba in od vodstva pridobili odobritev1. Zato smo začeli načrtovati2 izvedbo projekta e-hramba in na podlagi različnih analiz za pomoč pri odločitvi pripravili načrt vzpostavitve e-hrambe, ki med drugim vsebuje ...

Samo »na papirju« zapisana notranja pravila, četudi so potrjena pri Arhivu RS, niso zadosten pogoj za priznavanje pravne veljavnosti in dokazne vrednosti e-gradiva že na podlagi zakona1. Zato UVDAG to dopolnjuje z določbo, da morajo osebe dokazljivo izvajati vse dejavnosti, povezane in opredeljene z notranjimi pravili. Pomembno: Zajem ...

Dolgoročna hramba gradiva v digitalni obliki (v nadaljevanju: digitalno gradivo) predstavlja enega ključnih izzivov za vse organizacije, tako iz javne uprave kot zasebnega sektorja, ki pri svojem poslovanju ustvarjajo, prejemajo ali kako drugače upravljajo dokumentarno[1] in arhivsko gradivo[2]. Zagotavljanje dostopnosti, uporabnosti, celovitosti, avtentičnosti in trajnosti digitalnega gradiva, t. i. ...

1.1 Praktični vidiki notranje presoje1.1.1 Priprava na presojo1.1.1.1 Program presojProgram presoj določa splošni načrt izvajanja notranjih presoj in opredeljuje pogostost ter način preverjanja skladnosti notranjih pravil z zakonodajnimi zahtevami. V skladu z UVDAG (10. člen) je treba pri oblikovanju programa presoj upoštevati naslednje smernice:- Rednost preverjanja: ...