Klasifikacijski načrt je temelj urejenega upravljanja dokumentarnega gradiva. V teoriji je jasno strukturiran sistem razvrščanja dokumentov po vsebini in funkcijah organizacije. V praksi pa pogosto postane nepregledna tabela kod, ki jo pozna le arhivska služba.Rezultat? Zaposleni dokumente shranjujejo po lastni logiki. Dokumenti se podvajajo, roki hrambe niso določeni, iskanje ...
Klasifikacijski načrti
V preteklosti so tam, kjer je nastajalo veliko dokumentarnega gradiva, dokumente dodatno označili tako, da so jih kasneje lažje našli. Dodatno označevanje dokumentov se je začelo že pred našim štetjem z uporabo glinenih tablic, na katere so zapisovali pogodbe, davke, posojila. Eni prvih znanih zapisov, sumerski zapisi, so ...
Upravljanje dokumentarnega gradiva je orodje vodenja, ki je tesno povezano z organizacijo in učinkovitostjo dela. Z omogočanjem pregleda nad njegovim potekom pa nam daje ključne informacije za odločanje.
Če želimo organizirati kakovosten sistem upravljanja gradiva za celotno organizacijo, predvsem pa zagotoviti njegovo izvajanje, se bo za to moralo najprej odločiti ...
Za »javni sektor« je država v Uredbi o upravnem poslovanju[1], Pravilniku o izvrševanju uredbe o upravnem poslovanju[2] in Pravilniku o določanju rokov hranjenja dokumentarnega gradiva v javni upravi[3] natančno predpisala upravljanje gradiva:posamezne postopke pisarniškega poslovanja od prejema ali nastanka gradiva, njegovega celotnega urejenega in evidentiranega življenjskega cikla ...
Osnova za organiziranje hrambe je način upravljanja dokumentarnega gradiva v organizaciji.{{Zbirke dokumentarnega gradiva}}
Nastajanje gradiva in njegovo urejanje ter ustvarjanje pregleda nad njim med poslovanjem je z njegovim ohranjanjem neposredno povezano - če ni urejeno, lahko dokumente izgubljamo že ob nastanku (recimo jih ne uvrstimo med gradivo, ne evidentiramo in ...
Roke hrambe mora organizacija določiti vnaprej za vse svoje gradivo in jih predpisati v klasifikacijskem načrtu, saj bodo bistveno vplivali na ravnanje z gradivom{{Roki hrambe dokumentarnega gradiva}}:
Tako ne bomo kopičili nepotrebnega gradiva in bomo lahko bolje varovali »pomembno«.
Že od začetka bomo vedeli, za katero digitalno gradivo bomo morali ...
Cilj urejenega ravnanja z zapisi je ustvariti tak sistem, da je vselej razvidna informacija o tem, kdo rešuje določeno delovno nalogo in s katerimi zapisi pri tem razpolaga. Odločati in vedeti želimo, kdo ustvarja dokument, pri kom je dokument v določenem trenutku oz. kdo ima dostop do njega, da lahko ...
Sprejem gradiva
Prvi vtis o odnosu organizacije do lastnega dokumentarnega gradiva se pokaže pri njegovem sprejemu oz. uvrstitvi v strukturo ureditve gradiva. Ali v »vložišču« vpišemo pošto v seznam ali t. i. delovodnik, jo razporedimo po organizacijskih enotah in jo (tisto z imeni naslovnikov na ovojnicah neodprto) raznosimo po hiši, ...
Dokumente v organizaciji bomo lahko obvladali, če jih bomo že ob nastanku urejali na vnaprej organiziran domišljen način, ki bo olajšal celotno poslovanje. Gradivo bomo razvrstili tako, da bo njegova urejenost v podporo izvajanju poslovnih aktivnosti organizacije. Tako ISO 15489 kot UUP kot osnovo za razvrščanje dokumentarnega gradiva predvidevata načrt ...