Digitalni dokumenti sami po sebi pogosto ne povedo dovolj. Datoteka PDF, Word ali skenirana slika brez dodatnih informacij je kot knjiga brez kazala in kataloga – obstaja, a jo je težko najti, še težje pa razumeti njen kontekst. Prav zato so metapodatki hrbtenica digitalnega poslovanja in arhiviranja.