Digitalizacija dokumenta na videz zveni preprosto – dokument se poskenira in shrani. V resničnosti pa je zajem gradiva v digitalno obliko in njegova dolgoročna e-hramba strogo reguliran postopek, ki ga v podrobnostih ureja Pravilnik o enotnih tehnoloških zahtevah za zajem in hrambo gradiva v digitalni obliki (PETZ). Kdor pravil ne pozna, tvega, da bo imel po nekaj letih le zbirko digitalnih datotek brez pravne in dokazne vrednosti.