Digitalni arhiv je vreden toliko, kolikor dosledno ga uporabljajo zaposleni. Organizacija lahko vloži v najsodobnejši sistem za upravljanje dokumentov, a če ljudje dokumente še naprej hranijo na namizju, v e-pošti in na USB-ključkih, ostane arhiv nepopoln, iskanje počasno, dokazna vrednost gradiva pa vprašljiva.