S hitrim razvojem IKT se pojavlja tveganje zastaranja strojne oziroma programske opreme, na kateri in s pomočjo katere je gradivo ustvarjeno in shranjeno. To tveganje je še posebej skrb zbujajoče pri gradivu, za katero je zakonsko predpisana dolgoročna hramba, kar pomeni, da bodo morali biti ti dokumenti hranjeni še mnogo let po njihovem zajemu. Stalno se pojavljajo tudi nove oblike zapisa ali pa se nadgrajujejo stare, zato obstaja velika možnost, da s programsko opremo v prihodnosti ne bomo sposobni prebrati starejših oblik zapisov. Iz teh razlogov bo treba hranjeno gradivo pretvoriti v drugo obliko zapisa s hkratnim zagotavljanjem celovitosti, nespremenljivosti in avtentičnosti njegove vsebine.
Tveganje ohranjanja gradiva pa je povezano tudi z nosilci zapisa, pri katerih sta opazna dva temeljna problema. Prvi se nanaša na morebitno nezdružljivost današnjih nosilcev zapisa s strojno opremo za branje podatkov z nosilcev v prihodnosti, drugi pa na samo fizično obstojnost teh nosilcev. Zato je treba pri e-hrambi, predvsem pa pri dolgoročni e-hrambi, zagotoviti učinkovite ukrepe za zmanjševanje tveganj zaradi fizičnega propadanja nosilcev in njihovega tehnološkega zastarevanja ter tako zagotoviti možnost kasnejše uporabe gradiva s teh nosilcev.
Načelo dostopnosti
Pomembno: E-gradivo oziroma njegova vsebina morata biti ves čas njegove hrambe dostopna (zavarovano pred izgubo za celotno obdobje hrambe), dostop pa omogočen le pooblaščenim uporabnikom.
To pa bo pri dolgoročni hrambi mogoče doseči le s pravo izbiro oziroma uporabo nosilcev in formatov zapisa, z izdelavo rezervnih kopij in njihovo hrambo na geografsko ločenih zunanjih lokacijah, jasno določenimi pravicami dostopa in nenehnim nadzorom. Gre za osnovno načelo varovanja e-gradiva – če organizacije (velja prav za vse) ne bodo ustrezno zagotovile njegove izpolnitve, bo gradivo zanje ali izgubljeno ali pa bo imelo reševanje tega problema zanje druge posledice. Ena od zadnjih študij1 pravne stroke v ZDA je na primer ocenila, da vsak delavec v srednje veliki odvetniški pisarni (odvetnik, tajnik, strokovni uslužbenec) porabi približno 30 minut na dan za iskanje informacij. Če ima odvetniška družba 400 sodelavcev, ki za svoje storitve zaračunavajo v povprečju 350 dolarjev na uro, je to 70.000 dolarjev na dan, v 220 delovnih dneh je to 1,540.000 dolarjev na leto. Večino tovrstnih stroškov sicer organizacija prenese na svoje stranke, vendar pa nedostopnost gradiva deloma tudi sama plača, in sicer s svojo neučinkovitostjo.
Načelo ohranjanja gradiva oziroma uporabnosti njegove vsebine
Vendar pa samo dejstvo, da bo gradivo dostopno, še ne pomeni, da bo tudi uporabno.
Pomembno: Poskrbeti je treba, da bo na primer gradivo berljivo in ga bo mogoče tiskati, njegovo vsebino pa mogoče in primerno za uporabo reproducirati ves čas trajanja hrambe.
Problem zagotavljanja dostopnosti gradiva kot zagotavljanja njegove uporabnosti v glavnem povezujemo s tehnološkim zastaranjem strojne in programske opreme, z nosilci in obliko zapisa (formatom) ter neobstojem ali neustreznimi sistemi za izvajanje e-hrambe. Zaradi minljivosti oblik in nosilcev zapisa e-gradiva bo zato poudarek le še na ohranjanju njegove vsebine, saj bo le tako ostala uporabna (berljiva).
Načelo celovitosti
Zgolj trajno ohranjanje vsebine same po sebi pa seveda ne zadošča za dokaz njene istovetnosti z izvorno. Ne pove, ali je ohranjena celotna vsebina ali le del njenega prvotnega obsega, kar krni njeno verodostojnost.
Pomembno: Zagotoviti je treba točnost, nespremenljivost in popolnost gradiva oziroma reprodukcije njegove vsebine, urejenost gradiva oziroma njegove vsebine ter dokazljivost izvora gradiva (provenience) ves čas njegove hrambe.
Necelovitost gradiva ali celo njegovo izgubo lahko na primer povzroči že nepričakovana okvara na strežniku ali prekinitev električnega napajanja.
Načelo avtentičnosti
Za ves čas hrambe je treba zagotoviti nespremenljivost gradiva oziroma reprodukcije njegove vsebine na verodostojen in preverljiv način ter zagotavljati dokazljivost njegovega izvora. Sama narava gradiva v digitalni obliki dopušča relativno enostavno neavtorizirano poseganje v vsebino, in to tako, da je onemogočeno kasnejše evidentiranje takšnih posegov. Z nenadzorovanim poseganjem v vsebino gradivo izgublja avtentičnost izvorne vsebine in s tem svojo vrednost.
Pomembno: Nepooblaščeno poseganje in spreminjanje vsebine gradiva lahko omejimo z ustreznimi organizacijskimi ukrepi na nivoju upravljanja, uporabe in dostopa do informacijskih virov ter z uporabo ustreznih tehnoloških sredstev za vzdrževanje avtentičnosti gradiva.
Z ustreznimi tehnološkimi sredstvi je mogoče nedvoumno in tehnološko preverljivo dokazovati avtentičnost gradiva za celotno obdobje hrambe, ne glede na njegov izvor in obliko. Izpolnitev načela avtentičnosti se dosega z dodajanjem varnostnih vsebin gradivu, bodisi elektronskim podpisom, časovnim žigom ali drugimi sorodnimi tehnološkimi sredstvi. Organizacijski ukrepi uporabo tehnoloških sredstev dopolnjujejo s tem, da predpisujejo obliko uporabljenih tehnoloških sredstev in način njihove uporabe.
Pri kratkoročni e-hrambi je treba zagotoviti dostopnost, uporabnost in verodostojnost hranjenega gradiva, ne pa tudi organizirati ukrepov za preprečevanje tehnološkega zastaranja, ker je zanj pet let še obvladljiva doba. Kljub temu pa ne sme biti ogrožena pravna veljavnost gradiva. Za ohranjanje vsebine in učinkov gradiva za čas, v katerem lahko propadanje zapisa ali zastarevanje tehnologije povzroči izgubo gradiva, pa bo treba pri dolgoročni e-hrambi veliko pozornosti posvetiti nosilcem in oblikam zapisov ter postopkom za preprečevanje tveganj zaradi procesov njihovega propadanja oziroma zastaranja.
Pomembno: Če organizacija zgoraj naštetih načel varne e-hrambe svojega gradiva ne bo dosegala, bo lahko ob svoje gradivo, ki bi ga sicer potrebovala za nemoteno poslovanje. Posledično pa bo seveda izgubila možnosti, da bo v daljšem časovnem obdobju lahko izpolnjevala poslovne, pravne, kulturne ali druge zahteve.
Vodstvo mora presoditi, katera od zgoraj omenjenih načel so za njegovo organizacijo in njeno nemoteno poslovanje pomembna. Pred seboj mora imeti matriko ocene tveganj, ki nastopijo zaradi neuresničitve posameznega načela. V gospodarskih družbah, in še posebej pri kratkoročni hrambi, si vodilni lahko »privoščijo« več tveganj. Za organizacije, ki ustvarjajo arhivsko gradivo oziroma ga tudi hranijo, pa je nesprejemljiva kakršna koli afiniteta do sprejemanja tveganj, ki bi izhajala iz neupoštevanja prej opisanih načel.