Upravljanje dokumentarnega gradiva ni enkratno dejanje, temveč neprekinjen proces, ki spremlja vsak dokument od trenutka nastanka do njegove končne usode – bodisi trajne hrambe kot arhivsko gradivo bodisi zakonitega uničenja. Organizacije, ki ta proces obvladujejo sistematično, si prihranijo tako pravna tveganja kot nepotrebne stroške prostora in časa.