Kaj mora vodstvo vedeti o e-hrambi?

Izzivi za vodstvo

Hitro sprejemanje informacijsko-telekomunikacijskih tehnologij (v nadalje- vanju IKT) in posledično vedno bolj uveljavljeno elektronsko poslovanje (e-poslovanje) ustvarjata tri glavne motivacijske razloge za vlaganja v sisteme elektronske hrambe (e-hrambe) poslovne dokumentacije (v nadaljevanju gradiva), ki nastaja pri poslovanju vsake organizacije. Prvič, vedno večje je povpraševanje po stalnem, tudi oddaljenem dostopu do ...

Ali e-hramba pripomore k učinkovitejšemu poslovanju?

Izzive, ki jih sodobno družbeno in poslovno okolje postavlja pred sodobne organizacije, te bolj ali manj rešujejo z dvema ukrepoma: z uporabo sodobnih IKT in z nenehnim prilagajanjem svojih poslovnih procesov zahtevam okolja in notranje dinamike. In eden izmed takšnih načinov je hramba gradiva v digitalni obliki (v nadaljevanju e-hramba ...

E-hramba ni e-arhiv

Gradivo, ki nastaja pri poslovanju organizacije, je lahko že v svoji izvorni obliki v digitalni obliki in ga organizacija želi kot takega hraniti. Enako pa lahko hrani gradivo, ki je po svojem izvoru nastalo v fizični ali analogni obliki in ga za te potrebe digitalizira. Ne glede na izvorno obliko ...

Štiri načela, ki jih mora menedžer vedeti pri e-hrambi

S hitrim razvojem IKT se pojavlja tveganje zastaranja strojne oziroma programske opreme, na kateri in s pomočjo katere je gradivo ustvarjeno in shranjeno. To tveganje je še posebej skrb zbujajoče pri gradivu, za katero je zakonsko predpisana dolgoročna hramba, kar pomeni, da bodo morali biti ti dokumenti hranjeni še mnogo ...

Zakonski okviri

Temeljna podlaga za pravno ureditev celotnega zajema in e-hrambe je Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih1. Zakonska določila podrobneje opredeljuje tudi Uredba o varstvu arhivskega gradiva in arhivih2. Oba določata normativni okvir načina, organizacije, infrastrukture in izvedbe zajema in e-hrambe. Enotne tehnološke zahteve3 podrobneje ...

Je treba res v vsem upoštevati zakonodajo?

Če organizacija še ne posluje elektronsko, je prej omenjeni predpisi pravzaprav ne silijo v e-hrambo.

Koristno: Če organizacija pri svojem poslovanju ustvarja gradivo v digitalni obliki in ga nato v tej obliki želi tudi hraniti ter bo pri tem izpolnjevala določila predpisov, lahko njeno elektronsko hranjeno gradivo pridobi pravno veljavo ...

Kako ločiti kakovostne ponudnike od nekakovostnih?

Ob vzpostavljanju e-hrambe je za vsako organizacijo pomembno, da izbere rešitev, ki je za njeno poslovanje najbolj optimalna tako z vsebinskega, tehnološkega kot stroškovno-finančnega stališča. Na sodobnem prostem trgu blaga in storitev se najdejo tako kakovostno blago in storitve kot hitri zaslužkarji z nekakovostnimi storitvami in blagom. Ker se je ...

Katero opremo in storitve kupiti?

Ali bo gradivo shranjeno v sistemu e-hrambe po vseh načelih varne hrambe (dostopnost, uporabnost, celovitost, avtentičnost), je odvisno tudi od tega, kakšne IKT se uporabljajo, in od samega izvajanja vseh z zajemom in e-hrambo povezanih postopkov.

Predpisi določajo zgolj splošne pogoje1, ki jih mora oprema izpolnjevati, posebne zahteve glede ...

Notranja pravila - še en način za izboljšavo poslovnih procesov

Organizacije se pri optimizaciji in izboljševanju svojih poslovnih procesov srečujejo z najrazličnejšimi standardi (na primer ISO), dobrimi praksami (na primer Six Sigma, ITIL) in priporočili, ki so vse pogosteje tudi uzakonjena (na primer Basel II, SOX, PCI ). Vse te optimizacije se v sodobnih organizacijah dokumentirajo in postajajo del njihove notranje ...

Vodstvo - ključ do učinkovite organizacije e-hrambe

Kot učinkovito e-hrambo lahko razumemo tisto hrambo, ki zagotavlja izpolnjevanje potreb, zaradi katerih je gradivo nastalo ali ga hranimo, na primer:

  • dokazovanje pravnih, finančnih in podobnih stanj,
  • dokazovanje sprejemanja in izvajanja poslovnih odločitev,
  • dokazovanje izvedbe poslovnih procesov in načina njihovega izvajanja,
  • učinkovita uporaba vseh poslovnih procesih,
  • ohranitev kulturne dediščine v ...

Katero strategijo e-hrambe uporabiti in kdo pri tem lahko pomaga?

Strategija oziroma možnosti izvedbe e-hrambe

Pri vzpostavitvi e-hrambe gradiva so na voljo različne možnosti (poslovni modeli):

  • uvedba lastnega sistema za e-hrambo oziroma poslovni model »naredi sam«,
  • najem storitve e-hrambe pri zunanjih ponudnikih (model »zunanje izvajanje«) ali
  • delni najem zunanjih storitev, povezanih z zajemom in e-hrambo (model »delno zunanje izvajanje«).

Pri ...

Katerih napak pri e-hrambi vodstvo ne sme narediti?

Organizacije se e-hrambe lotevajo na različne načine, predvsem pa iz različnih razlogov. Ena največjih napak je uvedba e-hrambe gradiva organizacije samo zato, ker to od nje zahteva zakon, ali pa zato, ker se želi znebiti ogromnih količin papirja. V nadaljevanju so navedena priporočila za vodstvo v organizaciji pri prehodu na ...

Prednosti in prihranki zakonsko skladne e-hrambe v primerjavi s klasično

Pomembni so tudi odgovori na vprašanja, kakšno korist, prednost oziroma prihranek bo imela organizacija z uvedbo zakonsko skladne e-hrambe v primerjavi z dosedanjo klasično hrambo.

S hrambo gradiva v digitalni obliki se odpravijo glavne pomanjkljivosti klasičnih arhivov, saj je omogočeno preprostejše iskanje želenih vsebin po raznovrstnih atributih dokumentov, prostorsko so ...

Viri, literatura in pojmovnik

  1. Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih /ZVDAGA/ (Uradni list RS, št. 30/2006).

  2. Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva /UVDAG/ (Uradni list RS, št. 86/2006).

  3. Enotne tehnološke zahteve /ETZ/ (različica 2.1, Arhiv RS, 10.07.2013); dostop na spletni strani: http://www.arhiv.gov ...

Priročnik Arhiviranje in digitalno poslovanje z dokumenti

Priročnik vam zagotavlja:

  • s predpisi usklajeno hrambo papirne in elektronske dokumentacije,
  • stroškovno in časovno optimizirano upravljanje podatkov v vseh oblikah,
  • zakonsko skladno zaščito varovanih osebnih podatkov,
  • informacijsko varnost e-hrambe in elektronskega poslovanja.