Spremembe načrta klasifikacijskih znakov

07. 04. 2015

Vprašanje:

Stranka ima izdelan klasifikacijski načrt. Ali se načrt klasifikacijskih znakov lahko spreminja? Kdaj ga lahko spremenimo/dopolnimo?

Odgovor:

Pravzaprav je odgovor odvisen od sogovornikove razlage pojma »spreminjanje«:

 

Če ga razumemo kot črtanje ali menjavanje vsebin posameznih klasifikacijskih znakov, je odgovor NE.

 

Če pa le dodajamo v načrt nove znake na vsebinsko primerna mesta, to seveda lahko storimo, pazimo le, da za nove razrede beležimo čas njihovega nastanka/odprtja.

 

Nove razrede v že izdelani načrt ustvarimo, ko se pojavi potreba zanje pri poslovanju zaradi širitve ali spremembe dejavnosti, s katero se ukvarja organizacija, torej dodajanja novih poslovnih funkcij. Tudi če istočasno nekatere dejavnosti opuščamo, razredov z njihovimi vsebinami ne smemo črtati, saj so vsebinski kažipot do gradiva, ki je v preteklosti nastalo in ga še vedno hranimo; zanje v načrtu zapišemo datiran status neuporabe, v informacijskem sistemu z nastavitvami poskrbimo, da uporaba ni več mogoča. V prizadevanju za boljšo urejenost gradiva – recimo zaradi njegovega velikega pomena ali hitro naraščajočega obsega ali potrebe učinkovitejšega iskanja – lahko razred recimo razdelimo na nižjem nivoju na več podrejenih razredov (morda še te nivo nižje) in tako z natančnejšim razvrščanjem dosežemo svoj cilj.


(dr. Tatjana Hajtnik)

Nazaj

Priročnik Nova arhivska zakonodaja in praksa

Priročnik vam zagotavlja:

  • s predpisi usklajeno hrambo papirne in elektronske dokumentacije,
  • stroškovno in časovno optimizirano upravljanje podatkov v vseh oblikah,
  • zakonsko skladno zaščito varovanih osebnih podatkov,
  • informacijsko varnost e-hrambe in elektronskega poslovanja.