Nadzor nad odbiranjem arhivskega gradiva

04. 05. 2015

Vprašanje:

Kdo nadzoruje odbiranje arhivskega gradiva pri ustvarjalcih javnega arhivskega gradiva? V kakšni obliki poteka ta nadzor?

Odgovor:

Ljudje imamo svoje lastne predstave o tem, kaj je arhivsko gradivo, ki se po pregledu arhivske zakonodaje po pogovoru z arhivskim strokovnim delavcem ali po opravljenem strokovnem usposabljanju za delo z dokumentarnim gradivom pri pristojnem arhivu praviloma izkažejo za bolj ali manj oddaljene od uradne stroke.

 

Za prvo predstavo o tem, katero dokumentarno gradivo je vedno tudi arhivsko, v nekaj minutah preberemo razlago v Prilogi 1 Uredbe o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva. Katero dokumentarno gradivo, ki ga ustvarjamo in hranimo, ima pomen arhivskega gradiva, pa določi pristojni arhiv v posebnem dokumentu – »pisnem strokovnem navodilu za odbiranje arhivskega gradiva iz dokumentarnega«, ki ga izda vsakemu ustvarjalcu arhivskega gradiva posebej. Arhivsko gradivo potem odbiramo na podlagi določb tega dokumenta, vendar ne brez obveznih še dodatnih usmeritev in napotkov pristojnega arhiva.

 

Tudi za delo z dokumentarnim gradivom strokovno usposobljenemu predstavniku ustvarjalca arhivskega gradiva predpisi nalagajo, da mora vsaj teden dni ali raje več pred začetkom odbiranja arhivskega gradiva iz dokumentarnega o svoji nameri nujno obvestiti pristojni arhiv in nato pri odbiranju nujno upoštevati arhivska »dodatna strokovna navodila za odbiranje«.

 

Arhiv pri odbiranju pomaga ustvarjalcu s podrobnejšimi napotki na terenu tako, da se predstavnik arhiva dogovarja najprej z ustvarjalčevimi odgovornimi osebami in nato sodeluje z ustvarjalčevimi izvajalci odbiranja arhivskega gradiva:

  • po pregledu stanja v dogovoru z ustvarjalcem predstavnik pristojnega arhiva določi, kateri sklopi gradiva se tokrat odberejo; biti morajo vsebinsko celoviti (vključevati morajo tudi vse vrste varovanih podatkov in pripadajoče evidence ter tudi tisto, ki bi zaradi poslovnih potreb lahko še za določen čas po preteku zakonskega roka ostalo pri ustvarjalcu) in obsegati zaokrožena časovna obdobja;
  • za posamezne sklope gradiva predstavnik arhiva ugotovi njegovo urejenost in potrebo po dodatnem vsebinskem urejanju – za urejanje poda ustvarjalcu konkretne vsebinske smernice;
  • ustvarjalcu pokaže, kako naj gradivo tehnično opremi (odstrani kovinske in plastične delce tako, da ne bo uničil vsebinskih celot; pove, kakšne srajčke in škatle potrebuje);
  • ustvarjalca nauči popisovati vsebinsko urejeno in tehnično opremljeno gradivo:
  1. glede na vsebino gradiva določi, katere podatke bo ustvarjalec vnašal v popisno tabelo, mu tabelo tudi pripravi in še pove, kako naj vsebinsko oblikuje zapise v njene posamezne rubrike;
  2. določi še, kaj naj ustvarjalec zapisuje na ovoje gradiva in kaj na škatle gradiva, v katere ovoje zlaga;
  • posebej ga opozori in poda napotke za označevanje in vpisovanje podatkov o gradivu, ki bi imelo kakršne koli omejitve uporabe – poskrbeti je treba za zaščito različnih vrst varovanih podatkov (od občutljivih osebnih, tajnih, poslovnih, davčnih) in avtorskih pravic;
  • posebej določi način popisa in ravnanja z gradivom, ki bo iz poslovnih razlogov ostalo pri ustvarjalcu do dogovorjenega roka.

(Aleksandra Mrdavšič)

Nazaj

Priročnik Nova arhivska zakonodaja in praksa

Priročnik vam zagotavlja:

  • s predpisi usklajeno hrambo papirne in elektronske dokumentacije,
  • stroškovno in časovno optimizirano upravljanje podatkov v vseh oblikah,
  • zakonsko skladno zaščito varovanih osebnih podatkov,
  • informacijsko varnost e-hrambe in elektronskega poslovanja.