Kdaj se odločiti za elektronsko hrambo?

03. 02. 2016

Vprašanje:

Kdaj in kje je tista prelomna točka za uporabnika, ko je elektronsko hranjenje dokumentov boljša izbira?

Odgovor:

Elektronsko poslovanje je že nekaj let stvarnost za vse poslovne subjekte, saj si na primer sodobnega poslovanja ne moremo predstavljati brez uporabe elektronske pošte, oddajanje letnih poročil AJPES že nekaj let poteka v elektronski obliki, vedno večji je obseg storitev na portalu eDavki in podobnih spletnih straneh javne uprave, z letom 2014 pa bo za pravne osebe začela veljati obveznost sprejemanja in izdajanja e-računov.

Pri elektronskem poslovanju tako nastajajo zapisi, v večini so to tudi dokumenti, ki so pomembni za poslovanje oseb in bi jih morali zato vpisovati v evidenco dokumentarnega gradiva (glede na stopnjo razvitosti poslovanja so to evidence prejete pošte, delovodniki ali elektronske evidence v različnih informacijskih sistemih za podporo e-poslovanju).

Dokumente, ki so pomembni za poslovanje, je treba tudi ustrezno hraniti, in kadar so nastali v elektronski obliki, je ta oblika v veliki večini primerov popolnejša od tiste, ki bi jo natisnili na papir. Elektronski zapisi namreč velikokrat vsebujejo podatke, ki so na prvi pogled skriti, a bi utegnili biti zelo pomembni. Že pri izpisu e-pošte na papir lahko ugotovimo, da ne vsebuje vedno popolnih e-naslovov pošiljateljev ali prejemnikov, kadar je prejemnikov besedila veliko, pa niso vselej izpisani vsi prejemniki. Za veliko večino evidenc pa velja, da skoraj nikoli ne izpisujemo vseh podatkov, ki se nanašajo na posamezen vpis v evidenco.

Na odločitev o tem, ali je elektronska hramba koristna, smiselna, morda celo nujna, naj zato vplivajo najmanj naslednji dejavniki:

  • zakonske in druge pravne zahteve;
  • nameni uporabe gradiva (npr. dokazovanje izvedbe finančnih transakcij, dokaz prejema ali pošiljanja e-sporočil);
  • razmerje med vloženimi sredstvi za e-hrambo in morebitno škodo zaradi izgube dokumenta ali njegove avtentičnosti oz. celovitosti.

Na splošno pa bi lahko rekli, da veljajo naslednja poenostavljena pravila:

1. Gradivo, ki je nastalo v digitalni obliki, naj bo tudi hranjeno v digitalni obliki.

2. Elektronske evidence morajo biti hranjene v elektronski obliki, saj le tako lahko dosegamo namene, zaradi katerih jih vodimo.

3. Vsaka hramba gradiva, ki je nastalo v digitalni obliki, naj bo urejena z notranjimi pravili.

Povsem drug primer je e-hramba, povezana z digitalizacijo papirnega gradiva, mikrofilmov oz. drugih oblik zapisov v fizični obliki. V tem primeru govorimo predvsem o poslovni odločitvi. Nanjo najpogosteje vpliva želja o učinkovitejšem poslovanju. Ustrezno opravljana digitalizacija namreč bistveno poveča dostopnost gradiva, saj je isti zapis hkrati dostopen več uporabnikom, pri čemer so lahko ti tudi geografsko zelo oddaljeni. Med prednosti, povezane z digitalizacijo gradiva, pogosto prištevamo tudi lažje zagotavljanje urejenosti gradiva, s tem pa tudi njegove dostopnosti in uporabnosti. Pri tem imamo pogosto v mislih tako gradivo v fizični obliki, ki običajno ni več predmet fizične manipulacije, kot digitalizirane oblike, opremljene s številnimi metapodatki, ki omogočajo različne načine razvrščanja in iskanja.

Da bi bila e-hramba digitaliziranega gradiva boljša izbira, moramo ob pričakovanem ekonomskem učinku (presežku pridobljenih koristi nad stroški) pravilno načrtovati predvsem načine uporabe digitaliziranega gradiva.

V tem načrtovanju, ki v kontekstu sprejema notranjih pravil ali njihove novelacije pomeni izvajanje aktivnosti priprave na zajem in hrambo (3. in 1. člen UVDAG), je treba določiti za vsako posamezno vrsto gradiva (npr. račune, dobavnice, pogodbe, tehnično dokumentacijo) tiste elemente njihove vsebine oziroma metapodatke, s katerimi naj bo opremljeno gradivo po digitalizaciji, da bomo na želeni način našli iskani zapis ali zapise in jih tudi razvrščali po želenih merilih.

Opremljenost z metapodatki je lahko neposredna ali posredna. Neposredna je takrat, ko so metapodatki, namenjeni iskanju in razvrščanju, sestavni del digitaliziranega gradiva, posredna pa je takrat, ko iskanje in razvrščanje poteka s pomočjo popisov gradiva ali evidenc in ko nato po ključnem identifikacijskem podatku (npr. številki dokumenta, identifikacijski oznaki – ID, imenu datoteke) dostopamo do želenega zapisa.

Prelomna točka za uporabnika, ko je elektronsko hranjenje dokumentov boljša izbira, je torej takrat, ko uporabnik natančno ve, kako želi gradivo, ki je hranjeno v digitalni obliki, uporabljati, in je sposoben sam ali s pomočjo ponudnikov storitev poskrbeti, da bodo uporabniške zahteve izpolnjene.

(dr. Tatjana Hajtnik)

Nazaj

Priročnik Nova arhivska zakonodaja in praksa

Priročnik vam zagotavlja:

  • s predpisi usklajeno hrambo papirne in elektronske dokumentacije,
  • stroškovno in časovno optimizirano upravljanje podatkov v vseh oblikah,
  • zakonsko skladno zaščito varovanih osebnih podatkov,
  • informacijsko varnost e-hrambe in elektronskega poslovanja.