Izročitev originala ali kopije arhivskega gradiva pristojnemu arhivu

13. 10. 2016

Vprašanje:

Ali lahko organizacija naredi kopije arhivskega gradiva in jih izroči pristojnemu arhivu (gradivo sestavljajo dokumenti, ki jih organizacija želi obdržati v svoji hrambi)?

Odgovor:

Javno arhivsko gradivo je kulturni spomenik, ki ga v okviru zagotavljanja javne arhivske službe hranijo javni arhivi (zakonski rok za izročanje je do 30 let od nastanka). Definicija arhivskega gradiva je, da je to tisti del dokumentarnega gradiva, ki ima trajen pomen ne le za znanost in kulturo, pač pa tudi za trajno pravno varnost oseb.

 

Nobenega zadržka ni, da ustvarjalci arhivskega gradiva ne bi smeli delati njegovih kopij, seveda le tako, da pri tem izvirnika ne ogrožajo. Vsem kopijam navkljub izvirnika seveda ne smejo uničiti, ampak ga morajo izročiti pristojnemu arhivu. Arhivsko gradivo so izvirniki – zato nikdar ne izdelujmo kopij z namenom, da bi jih izročili arhivu.

 

Če ustvarjalec potrebuje za svoje poslovanje dokumente, ki jih je pristojni arhiv s »pisnim strokovnim navodilom za odbiranje arhivskega gradiva iz dokumentarnega« ovrednotil za arhivsko gradivo, tudi po zakonsko določenem izročitvenem roku, lahko arhiv in ustvarjalec skleneta dogovor o kasnejši izročitvi z opredeljenim časovnim okvirjem; seveda je pogoj za to ustvarjalčevo skrbno ravnanje z gradivom, kar pomeni, da gradivo ne sme biti izgubljeno, odtujeno, poškodovano ali uničeno.


(Aleksandra Mrdavšič)

Nazaj

Priročnik Digitalno poslovanje z dokumenti

Priročnik vam zagotavlja:

  • s predpisi usklajeno hrambo papirne in elektronske dokumentacije,
  • stroškovno in časovno optimizirano upravljanje podatkov v vseh oblikah,
  • zakonsko skladno zaščito varovanih osebnih podatkov,
  • informacijsko varnost e-hrambe in elektronskega poslovanja.