Izdelava klasifikacijskega načrta

09. 06. 2015

Vprašanje:

Kako enostavno in praktično izdelati klasifikacijski načrt?

Odgovor:

Podati enostaven napotek za oblikovanje klasifikacijskega načrta, ki je nekako poosebljenje pojmov kompleksnost in celovitost, se zdi skoraj nemogoče. Dejstvo je, da si želimo oblikovati čim preprostejši klasifikacijski načrt, ki bo tem bolj uporaben zaradi jasne logične vsebinske strukture, hkrati pa si z njim želimo ustvariti dober vsebinski pregled nad poslovanjem.

 

A. Če je naša organizacija zavezana k izvajanju Uredbe o upravnem poslovanju, moramo upoštevati njeno Prilogo 1: Obvezni okvir načrta klasifikacijskih znakov.

 

Prebiti se moramo skozi zajeten obseg predpisanih razredov in pri tem ugotoviti, katere bomo uporabljali zaradi vsebine dejavnosti naše organizacije. Vsebina dela naše osnovne dejavnosti bo gotovo bolj kompleksna, kot jo ponuja nabor razredov obveznega okvirja načrta. Zato pa smemo obvezni okvir, ki predpisuje prve tri nivoje vsebin načrta, širiti v globino – dodajamo podrejene razrede na četrtem in petem nivoju.

 

A. Če naši organizaciji Uredbe o upravnem poslovanju ni treba izvajati, se še vedno lahko naslonimo na njen okvir klasifikacijskih znakov. Sicer vzamemo v roke katerega od v literaturi predlaganih manj kompleksnih primerov klasifikacijskega načrta. Če imamo radi neodvisne ustvarjalne logične izzive, načrt v celoti ustvarimo sami.

 

Okvir in primere klasifikacijskih načrtov najdete na zgoščenki, priloženi priročniku.

 

Ne glede na to, v katero od zgornjih skupin organizacij sodi naša, potrebujemo za oblikovanje uporabnega načrta dvoje:

 

1. pregled poslovnih funkcij organizacije;

 

2. pregled za poslovanje pomembnega gradiva, ki v organizaciji nastaja in ki ga ta prejema.

 

Slišati je preprosto, a precej verjetno nas čaka dolgo potovanje po organizacijskih enotah, popisovanje njihovih delovnih nalog in gradiva, pregledovanje zakonodaje, ki opredeljuje delo naše organizacije, in njenih internih organizacijskih predpisov ter nizanje pogodbeno oz. s pooblastili opredeljenih nalog.

 

Na podlagi pregleda funkcij ustvarimo vsebinsko logično drevesno strukturo (s pomočjo zgoraj omenjenih predlog ali brez) – poskrbeti moramo, da pripravimo potrebne razrede na najnižjem nivoju, po katerih bomo lahko razvrstili vse gradivo, pomembno za poslovanje organizacije.

 

Drevesno strukturo si lahko skiciramo v obliki diagramov skupin razredov.

 

Hkrati ustvarjamo tabelo z več stolpci:

 

1. obvezni:

  • stolpec klasifikacijskih znakov, s katerimi ustvarimo klasifikacijske razrede,
  • stolpec vsebinskih opisov posameznih klasifikacijskih znakov/ razredov,
  • stolpec opredelitev rokov hrambe za gradivo, ki ga bomo razvrščali v posamezni razred;

2. dodatni – v pomoč pri oblikovanju načrta in pri njegovi uporabi:

  • stolpec za navajanje gradiva, ki ga bomo v posamezni razred razvrščali,
  • stolpec za navajanje organizacijskih enot, ki ustvarjajo in/ali hranijo določeno gradivo, ki bo razvrščeno v posamezen razred,
  • stolpec za zapisovanje pravnih podlag za določanje rokov hrambe gradiva po razredih,
  • stolpec za zapisovanje informacijskih rešitev, s pomočjo katerih nastaja in se hrani gradivo posameznega razreda.

(dr. Tatjana Hajtnik)

Nazaj

Priročnik Arhiviranje in digitalno poslovanje z dokumenti

Priročnik vam zagotavlja:

  • s predpisi usklajeno hrambo papirne in elektronske dokumentacije,
  • stroškovno in časovno optimizirano upravljanje podatkov v vseh oblikah,
  • zakonsko skladno zaščito varovanih osebnih podatkov,
  • informacijsko varnost e-hrambe in elektronskega poslovanja.